Kiekvienam verslui būtina vesti tvarkingą ir tikslią apskaitą. Nuo verslo poreikių priklauso ir tai, koks sprendimas, šiai užduočiai būtų geriausias. Galbūt patikėti šią funkciją jau esamam darbuotojui, praplečiant jo(-s) pareigybes, gal steigti atskirą pilną, 0,25 ar 0,33 etato darbo vietą apskaitininkui(-ei)? O galbūt kreiptis į buhalterinės apskaitos paslaugas teikiančius profesionalus? Jūsų sprendimas daugiausiai priklausys nuo to, kokioje stadijoje šiuo metu yra jūsų verslas ir kokie iššūkiai dabar didžiausi. Šiame straipsnyje pateiksime net penkias naudas, kurias suteikia profesionalios buhalterinės apskaitos paslaugos ir kodėl verta rinktis būtent šį sprendimą!
1. Profesionali apskaita leidžia pasiekti geresnius rezultatus pagrindinėje veikloje
Įmonei plečiant savo veiklą, o galbūt ir žengiant į užsienio rinkas, buhalterinė apskaita tampa vis sudėtingesnė – kyla daugiau iššūkių. Atsakingiems specialistams reikia atsakyti už didesnį kiekį dokumentų ar darbuotojų, rengti daugiau ataskaitų, tikėtina, didėja ir poreikis žinoti daugiau apmokestinimo ar apskaitos tvarkymo įstatymų, įsakymų ar taisyklių. Jei norite, kad viską atliktų įmonės viduje dirbantys buhalteriai – išlaikyti tokią darbo vietą bus brangu. Tokio specialisto rolė įmonėje – pagalbinė. Tai reiškia, kad pozicija dažniausiai nesukurs papildomos vertės, bet jos išlaikymas reikalaus ženklių išlaidų. Juk nepakanka tik samdyti darbuotoją, reikia įsteigti darbo vietą, įsigyti programinę įrangą, integruoti sistemas, supažindinti, apmokyti specialistą,…
Pagalbos kreipdamiesi į išorės profesionalus, iš vienų rankų dažniausiai gausite viską, ko gali prireikti. Buhalterinės apskaitos paslaugos, teikiamos šioje srityje besispecializuojančios įmonės, aprėpia ne tik kasdienes apskaitos užduotis, tokias kaip buhalterinė, darbo užmokesčio apskaita, personalo dokumentų administravimas, bet ir konsultacijas, patarimus, susijusius su finansų teise, finansų vadyba, optimaliausių verslo sprendimų paieška. Profesionalai darbą daro efektyviau, nes turi reikiamas žinias, patirtį bei technologinius resursus.
Galite būti užtikrinti, kad profesionalios įmonės specialistai apskaitą vykdys naudodamiesi naujausiais įrankiais, kaip, pavyzdžiui, Microsoft Dynamics 365 Business Central ar naudosis dokumentų valdymo įrankiais, kurie leis taupyti laiką ir kitus resursus. Tokiu būdu, jums priskirtas apskaitos specialistas ar jų komanda galės apdoroti didelius duomenų ir sąskaitų kiekius, kurių sutvarkyti greičiausiai nepajėgtų vienas žmogus. Kai dirba profesionalai, kurie turi žinių, laiko ir naujausius technologinius sprendimus savo rankose – sumažėja ir klaidų tikimybė. Kai jūsų nevargins galvos skausmas dėl apskaitos, galėsite visus turimus resursus sukoncentruoti į pagrindinę veiklą ir daugiau uždirbti!
2. Profesionali buhalterinė apskaita sumažina apkrovą jūsų personalui
Sparčiai augant verslui, dažniausiai sparčiai didėja ir darbuotojų, ir apskaitomų dokumentų skaičius, ir dar atsiranda papildomų reikalavimų apskaitai, nes verslo poreikiai sprendimų priėmimui taip pat išauga. Tai yra tikras iššūkis buhalteriui, kuris iki tol, tikriausiai, kad nebuvo susidūręs su tokiu darbo krūviu ir poreikiais, o gal ir turima apskaitos sistema netenkina naujų reikalavimų. Darbo užmokesčio skaičiavimas, mokėjimo ruošinių kūrimas, atostogų rezervo apskaita, mokesčių ir susijusių procesų tvarkymas – tik dalis to, ką reikia atlikti.
Čia specializuota apskaitos bendrovė gali pasiūlyti jums aktualią pagalbą – galite pirkti jums reikalingas paslaugas (funkcijas): buhalterinę apskaitą, darbo užmokesčio skaičiavimą ar tik personalo dokumentų administravimo paslaugą kaip atskirą. Tuo pačiu kiekvienoje šioje paslaugoje taip pat galimi įvairūs bendradarbiavimo variantai, kaip pavyzdžiui, apskaitos paslaugos atveju buhalterinės apskaitos įmonė gali jums tiekti tik vyr. buhalterio paslaugas, kuris skaičiuos mokesčius, teiks deklaracijas, vykdys kontroles ir pan., o pirminius dokumentus suves vidiniai įmonės darbuotojai. Galimas ir visiškai priešingas scenarijus, kur apskaitos įmonės darbuotojai atliks tik techninius darbus (pvz., ves banką, pirkimo dokumentus ir pan.), o vyr. buhalteris bus kliento įmonės darbuotojas.
Dažnas atvejis, kai įmonės personalo skyriaus darbuotojai tvarko visus personalo dokumentus, o patį darbo užmokesčio skaičiavimą jau patiki apskaitos bendrovei. Galimos ir kitokios atsakomybių ir darbų pasidalijimo kombinacijos, nes darbas su profesionalia apskaitos įmone suteikia jūsų verslui lankstumo ir galimybę atlaisvinti jūsų personalą nuo krūvių.
3. Nedideliam verslui steigti darbo vietą neapsimoka, o profesionalios paslaugos – pigesnės
Nedidelis verslas taip pat turi svarbius poreikius apskaitos srityje. Tačiau dėl to, kad įmonės veiklos apimtys nėra labai didelės, tikėtina, pakaktų 0,25 arba 0,33 etato dirbančio specialisto. Tačiau rasti kompetentingą ir patyrusį savo srities profesionalą, kuris norėtų dirbti trečdaliu ar ketvirtadaliu etato – gan sudėtinga. Be to, tokiam darbuotojui paprastai būna neįdomu dirbti techninį darbą (suvesti banko operacijas, pajamuoti sąskaitas ir pan.), todėl tikėtina, kad ilgai įmonėje jis nedirbs. Tokiomis sąlygomis labiausiai tikėtina rasti mažai patirties turintį apskaitos specialistą, tačiau tokiu atveju teks skirti ne tik laiko, bet ir finansinių resursų, kad naujasis buhalteris būtų apmokytas ir tinkamai atliktų savo darbą.
Dėl to, kad samdyti dalį darbuotojo krūvio pagal darbo sutartį yra pernelyg sunku, geriau ir pigiau tiesiog kreiptis į profesionalią apskaitos paslaugų bendrovę. Jos gali paskirstyti savo darbuotojų laiką ir kompetencijas pagal klientų poreikius, kadangi apskaitos bendrovėse dirba įvairaus lygio ir specializacijos darbuotojai. Šios veiklos įmonės taip pat optimizuoja apskaitos procesą, atsisako nebuhalterinių veiklų investuoja į apskaitos automatizuoto tvarkymo technologijas, dokumentų skaitmenizavimo bei valdymo sprendimus, užduočių planavimo ir valdymo sprendimus, ir pan., todėl darbą padaro tikrai efektyviau ir dažniausiai tai klientui kainuoja pigiau, nei turėti vidinį darbuotoją. Tuo pačiu šių bendrovių vadovai ir savininkai suinteresuoti įvairiais sprendimais, kurie veiklą leidžia vykdyti optimaliau, nes tai yra tų bendrovių verslas.
Mažoje įmonėje dažnai nutinka ir taip, kad buhalteriai turi ne vieną pareigybę. Pavyzdžiui, buhalteris gali būti ir vyriausias administratorius(-ė), direktoriaus pavaduotoja(-as) ar panašiai. Augant įmonės poreikiams arba ieškant optimalaus sprendimo, tokia išeitis nėra pati geriausia, nes papildomai apkrauna apskaitos specialistą pagalbinėmis užduotimis.
4. Mokate už atliktą darbą, ne už etatą
Viena iš priežasčių, kodėl pigiau gali būti samdyti profesionalią apskaitos įmonę yra ta, jog mokate už atliktą darbą. Paprastai pasirašoma sutartis pagal paslaugų planą arba mokama tam tikru periodiškumu už atlikto darbo kiekį (pvz., apdorotus dokumentus, suskaičiuotą dirbančių darbuotojų darbo užmokestį ar tvarkomus personalo dokumentus). Tai labai tinka, jei įmonė smarkiai auga, turi didelį veiklos sezoniškumą ar svyravimus – taip pat verta rinktis apskaitos bendrovę, nes pasamdyti dalį darbuotojo krūvio trumpam laikui gali būti sudėtinga. Verslui tai padeda geriau optimizuoti išlaidas, nes išvengiama fiksuotų kaštų – vietoje jų atsiranda kintami.
5. Platus profesionalių buhalterių kompetencijų spektras ir saugumas jums
Jeigu samdysite buhalterį į savo įmonę, ne visuomet rasite tokį specialistą, kuris idealiai tiktų pozicijai užimti. Ieškant platesnės arba labai konkrečios kompetencijos, darbuotojo paieška gali trukti ilgai, o pati darbo vieta gali kainuoti brangiai. Be to, tikėtina, kad šis darbuotojas bus atsakingas už keletą sričių, todėl negalės specializuotis kažkurioje konkrečioje. Apskaitos tvarkymo įmonėse dirba patyrę, specializuoti ir daug žinių bei labai įvairaus profilio kompetencijas sukaupę profesionalai. Taip pat pažymėtina, kad apskaitos bendrovės dirba su įvairių veiklos sričių klientais, todėl gali pasidalinti gerąja praktika ir surasti optimalius apskaitos vedimo sprendimus.
Didesnių apskaitos bendrovių klientai paprastai audituojami vadinamojo „BIG 4“ ar kitų užsienyje pripažintų auditorių, todėl jos taiko aukštesnius standartus ir reikalavimus savo veiklai, nei kartais turi nedidelėse (neaudituojamose) įmonėse dirbantys vidiniai buhalteriai. Specializuoti paslaugų teikėjai galės labai greitai perprasti jūsų veiklos specifiką ir jūsų poreikius buhalterinės apskaitos srityje.
Taip pat atiduodami tvarkyti apskaitą į išorę, jūs galite užtikrinti aukštesnį konfidencialumo lygį, nes dalimi informacijos tiesiog nedisponuos jūsų įmonės darbuotojai (pvz., darbo apmokėjimo informacija).
Na ir galiausiai – apskaitos įmonės specialistų darbas yra apdraustas civiline atsakomybe. Todėl, jeigu profesionalai padaro klaidą, jūs, kaip klientai galite tikėtis nuostolių kompensavimo. To tikėtis nerealu, jeigu klaidą padaro samdomas darbuotojas (nebent pavyktų įrodyti, kad tai padaryta visiškai iš piktavališkų paskatų, tyčia kenkiant). Civilinių santykių valdymas užtikrina didesnį saugumą klientui – jums!
