Jei norite atverti visas duris savo verslo sėkmei, vienas iš būdų – tiesiog rasti sprendimus, kaip efektyviau valdyti verslo finansus ir apskaitą.
Neužtenka vien tik turėti aiškų finansinį planą (nors jį ir turi per 90 proc. įmonių, ypač užsienio). Tiesa, ir dėlioti tuos finansinius planus gali būti sudėtinga: buhalterinės apskaitos užduotys gali užimti daug laiko, o paliktos klaidos (pavyzdžiui, netikslūs skaičiavimai, pamiršti duomenys ir pan.) sukels sumaištį.
Taigi, smulkiojo verslo atstovams labai svarbu rasti efektyvių būdų valdyti verslo finansus ir vesti apskaitą: tai suteiks daugiau erdvės verslui augti, pasitikėjimo, sumažės klaidų, sutaupysite laiko. Kaip elgtis įmonių vadovams? Jie, nors ir tiesiogiai nėra atsakingi už buhalterinę apskaitą ir finansus, bet gali nustatyti viso verslo kryptį.
Gera pradžia – į tinkamas rankas perduotos ir tinkamai deleguotos buhalterinės paslaugos
Nuo įmonių, kuriose dirba vos vienas darbuotojas, iki smulkiojo ir vidutinio verslo – apskaita, tvarkoma profesionalaus buhalterio, dabar tapo nebe privalumu, bet būtinybe, įteisinta įstatymuose.
Apskaitininko ir buhalterio pareigos labai svarbios verslams, siekiantiems tiek trumpalaikės, tiek ir ilgalaikės sėkmės. Situacijų versle būna pačių įvairiausių: jei įmonės buhalteriją tvarko tik vienas asmuo, jam tenka daug pareigų ir užduočių, su kuriomis nelengva susidoroti ir reikia pastiprinimo; kartais įmonei neapsimoka samdyti etatinio darbuotojo, tad buhalterio užtenka tik tam tikroms užduotims atlikti. Taigi, ne visos įmonės mato poreikį samdyti darbuotoją kaip visateisį etatinį darbuotoją: kartais užtenka patikimo specialisto, padėsiančio geriau susiorientuoti skaičių pasaulyje ir užkaišioti atsivėrusias spragas.
Kai kurias ar net ir visas buhalterines užduotis perduodami apskaitos įmonei, ilgainiui sutaupysite laiko ir pinigų. Vienos žinomiausių tarptautinių programinės įrangos internetinių platformų Capterra.com[1] duomenimis, daugelis įmonių pripažįsta, kad išorės teikėjų buhalterinės apskaitos paslaugos turi daug privalumų. 71 proc. įmonių dalį savo apskaitos perleidžia buhalterinių paslaugų teikėjams; 65 proc. įmonių reikalinga visą darbo dieną teikiamos buhalterinės paslaugos: tik taip įmonės gali laiku mokėti mokesčius ir atlikti sudėtingesnes kompleksines užduotis.
Papildomos naudos pasirinkus tinkamą buhalterinių paslaugų įmonę:
- Apskaitos užduočių automatizavimas. Profesionalios buhalterines paslaugas teikiančios įmonės padės automatizuoti užduotis, pavyzdžiui, sąskaitų išrašymą. Ir nors programos visiškai žmonių pakeisti kol kas negali, tačiau sudarote jiems galimybę mažiau laiko eikvoti pasikartojančioms užduotims, o daugiau jo skirti užduotims, darančioms didesnį poveikį Jūsų verslui ir profesiniams tikslams.
- Įdiegiama tinkama apskaitos programinė įranga. Tinkama apskaitos programinė įranga gali kardinaliai pakeisti Jūsų verslą, padėti taupyti išteklius, priimti racionalesnius, duomenimis grįstus finansinius sprendimus. Neturint tokios programinės įrangos arba turint netinkamą, sudėtinga stebėti savo išlaidas, fiksuoti pelną, o trūkstant duomenų gana sudėtinga planuoti ir finansus.
Capterra.com taip pat atliko apklausą[2], padėjusią išsiaiškinti, kaip dauguma įmonių suvokia technologijų vertę. Skelbiami tokie apklausos rezultatai: 58 proc. mažų įmonių naujai apskaitos programinei įrangai 2024 m. planuoja skirti daugiau nei 10 tūkst. JAV dolerių, į atsiskaitymų ir sąskaitų rengimo programinę įrangą ketina investuoti 46 proc. verslų, į biudžeto sudarymo ir prognozavimo programinę įrangą – 42 proc., o į mokėtinų bei gautinų sumų programinę įrangą – 41 proc. įmonių.
Taigi, jei Jūsų tikslas – aukščiausios kvalifikacijos specialistų teikiamos buhalterinės paslaugos ir apskaita, paremta naujausiomis technologijomis, kreipkitės į „BPO House“ – įmonę, kuria pasitiki klientai.
Toliau dalijamės patarimais, į ką atsižvelgti įmonių vadovams, siekiantiems valdyti verslo finansus.
1. Stebėkite ir kategorizuokite išlaidas
Kai kurie žmonės negali dirbti, jei žino, kad dokumentai nėra tvarkingi ir viskas gražiai nesudėliota į stalčiukus (nesvarbu, ar tikrus, ar virtualius aplankus). Tvarkingi apskaitos įrašai reiškia, kad sugaišite mažiau laiko paieškai ir duomenų apdorojimui.
Vieša paslaptis, tačiau išlaidų stebėjimas ir suskirstymas į kategorijas yra dar vienas veiksnių, padedančių sumažinti mokesčius. Tačiau, nepaisant šio privalumo, išlaidų kategorizavimas – bene dažniausiai pasitaikantis ir ignoruojamas apskaitos segmentas.
Dar vienas neblogas patarimas – tvarkingai ir struktūruotai kaupti pirkimo kvitus, gautas sąskaitas ir kt.
Taigi, viską darydami iškart, tvarkingai suskirstę išlaidas į kategorijas, būsite geriau pasiruošę pagrįsti mokestinį laikotarpį.
2. Itin atidžiai stebėkite didžiausias įmonės išlaidas
Didžiausios daugelio mažų įmonių išlaidos – darbo sąnaudos, o jau po to – atsargų įsigijimas. Siekdamos sumažinti darbo sąnaudas, daugelis mažų įmonių samdo specialistus iš išorės, su kuriais atsiskaito pagal valandinį įkainį. Toks sprendimas gali būti racionalesnis, ypač jei darbuotojui neužtikrinsite tų 40 val. savaitinių valandų darbo.
Speciali laiką fiksuojanti programinė įranga padės suprasti, kiek tam tikros užduotys verslui kainuoja ir per kiek laiko darbuotojas jas atlieka (vėlgi, tuo ar kitais panašiais sprendimais gali pasirūpinti „BPO House“ – buhalterinės paslaugos Vilniuje). Todėl lengviau rasti būdų šioms išlaidoms kontroliuoti. Įmonės gali sumažinti ir atsargų laikymo sąnaudas, stebėdamos su tuo susijusias išlaidas, nuostolius, kurie kyla atsargoms pasenus ir kt.
3. Sukurkite savo verslo biudžetą
Planuoti įmonės biudžetą – naudinga, nes numatote pajamas, po to išlaidas, reikalingas toms pajamoms generuoti, žinote, kiek jau išleidote ir kiek dar galite išleisti, kokios įmonės išlaidos / pajamos bus ateityje.
Biudžeto kūrimas ir stebėsena padeda ne tik pasiekti verslo tikslų, bet ir įgyti atsparumo ekonomikos pakilimams bei nuosmukiams, taip pat padeda plėstis, planuoti.
Pavyzdžiui, sudarydami biudžetą, stebėdami pajamas bei išlaidas, pamatysite, kada išaušo metas samdyti naują komandos narį, o gal kaip tik prireiks sumažinti darbuotojų skaičių, nes įmonė šiuo metu tiesiog „nebepaveža“ tokių įsipareigojimų.
4. Atskiras biudžetas – mokesčiams ir būtiniesiems įsipareigojimams
Asmeninių finansų srityje dažnai gauname patarimą išlaidas suskaidyti: pavyzdžiui, pinigai mokesčiams, paskolų įmokoms, kasdienėms reikmėms, pramogoms, taupymui ir t. t. Panašų modelį galima pritaikyti ir versle.
Labai svarbi taisyklė, kurią privalo įsidėmėti kiekviena įmonė – net ir uždirbanti labai daug pinigų: ne visi jie priklauso Jums, dalis privalės būti skiriama mokesčiams ir būtinosioms reikmėms. Gera praktika – numatomų mokesčių ir kitų įmokų dalį ne tik planuoti savo biudžete, bet ir pervesti į atskirą sąskaitą: taip mėnesio ar metų pabaigoje nepatirsite didžiulio finansinio šoko.
5. Venkite pernelyg didelių skolų
Kartais verta atsižvelgti į dar mūsų senolių išsakytą išmintį. Geras patarimas įmonei – vengti per didelių skolų. Duomenys rodo, kad 60 proc. įmonių linkusios peržengti skolinimosi ribą, o 90 proc. verslų, patiriančių tam tikrą stresą, turi didelių skolų. Tokius duomenis „Forbes“[3] pateikia Paulas Daneshradas, NT įmonės „StarPoint Properties“ įkūrėjas ir vykdomasis direktorius. Taigi, skolų optimizavimas, alternatyvų, kaip sumažinti skolinimąsi, paieška gali būti labai naudinga siekiant išvengti nemalonių netikėtumų įmonės veikloje.
Taigi, geras buhalteris ir jo teikiamos buhalterinės paslaugos visų verslo problemų neišspręs: strateginius žingsnius žengti ir tinkamus sprendimus priimti pirmiausia turi įmonių vadovai.
Šaltiniai:
[1] https://www.capterra.com/resources/small-business-accounting-tips/#methodology
[2] https://www.capterra.com/resources/outsourced-accounting/
