Turbūt visi žino, kad elektroninėje prekybos srityje vedama apskaita kelia išskirtinius iššūkius. Kadangi labai daug prekeivių turi ne vieną pajamų šaltinį (prekybos kanalą), išpildyti visus poreikius ir patenkinti visus lūkesčius gali būti sudėtinga. Dėl to praverčia profesionalios buhalterinės paslaugos. Nors jas teikia tikrai nemažai įmonių, mes norėtume apžvelgti tuos dalykus, kuriuos svarbiausia žinoti tuo besidomintiems. Pasistengsime išskirti ir klausimus, kuriuos svarbu paklausti prieš pasirenkant įmones, kurių buhalterinės paslaugos Vilniuje bus teikiamos jūsų e-komercijos verslui!

Patirtis e-komercijoje ir nišos ypatumų išmanymas

Kadangi jau paminėjome, kad elektroninės prekybos apskaita kelia daug unikalių iššūkių, svarbus yra pats aukščiausias profesionalumas bei patirtis. Jeigu prekiaujate per įvairius kanalus, pvz., elektroninė parduotuvė, Amazon, eBay, Etsy, Shopify ar kiti, tai daro įtaką jūsų apskaitos procesams.

Jeigu buhalterinės paslaugos suteikiamos profesionaliai, nepriklausomai nuo to, kokius kanalus prekybai naudojate ir kiek jų yra, kai apskaitos komanda turi panašios patirties aptarnaujant e-komercijos įmones, tai yra didelis privalumas, leidžiantis labiau pasitikėti.

Buhalterinės paslaugos ir jų įtaka plėtrai

Dauguma elektroninės prekybos įmonių nori prekiauti visame pasaulyje. Dėl to dirbama taip, kad siuntinius būtų galima pristatyti į kuo daugiau šalių. Tačiau prekiaujant keliose šalyse ar net visame pasaulyje, atsiranda ir naujų iššūkių bei su jais susijusių apskaitos niuansų, į ką reikia atsižvelgti pritaikant arba netaikant tam tikrų mokesčių, lengvatų ir t. t.

Tai svarbu ne tik klientui, kuris mato pilną prekės kainą savo krepšelyje, bet ir jūsų verslui. Žinant tikslius kaštus, tikslią mokestinę naštą ir tikslias pajamas galima geriau prognozuoti ateities rodiklius ir, pagal tai – planuoti verslo valdymą. Gali reikėti iš karto skaičiuoti komisinius atlyginimus darbuotojams, premijas ir kita. Kuo tiksliau viskas bus apskaičiuota – tuo geriau seksis plėstis!

Jūsų buhalterinė apskaita turėtų būti paruošta ne tik tam, kad įmonė galėtų lengvai gauti pajamas ir jas skaičiuoti, bet ir tam, kad pinigų judėjimas būtų efektyvus. Pradedantieji buhalteriai dažniausiai neturi tam reikiamų kompetencijų. Dėl to, e-komercija besiverčiančioms įmonėms reikia tikrų profesionalų, kurie išmano esamą teisinę bazę, mokestinių prievolių ir lengvatų santykius. Taip pavyks optimizuoti mokestinę naštą, kurią patiria verslas.

Atsargų stebėjimas ir realiu laiku vykdoma apskaita

Tam tikrų apskaitos programų moduliai ir savybės leidžia realiu laiku stebėti besikeičiančius duomenis ir generuoti ataskaitas. Puikus pavyzdys – Microsoft Dynamics Business Central ir jo įrankis Power BI, su kuriuo dirba BPO House komanda.

Su jais dirbantys apskaitos specialistai gali stebėti inventoriaus pokyčius realiu laiku ir patys verslo atstovai gali efektyviau valdyti išteklius ir atsargas, kas yra be galo svarbu tuomet, kai prekiaujate keliais kanalais. Atsargų likučių stebėsena bendrai prieinamame Google Sheets ar intraneto Excel faile (ką dar ir dabar daug kas renkasi) bus labai primityvus ir neefektyvus sprendimas. Tačiau glaudesnis apskaitos failų integravimas su bendra VVS sistema ir tikslinis atsargų valdymas, suartintas su apskaita, duoda didelę naudą.

Prekiaujant didelėmis apimtimis norisi, kad buhalterinės apskaitos paslaugos būtų kuo labiau naudingos, o duomenų stebėsena realiu laiku tikrai duoda naudą!

Realiu laiku besikeičiančių duomenų analizė leidžia pastebėti tendencijas. Tarkime, pamatoma, jog įmonės veikloje reikia keisti užsakymų apimtis – vienų prekių iš tiekėjų į sandėlį užsakyti daugiau, nes jų apyvartumas labai didelis, o kitų produktų užsakymo periodiškumą retinti, nes jie sandėlyje užsibūna per ilgai. Tokios žinios leidžia rasti erdvės našumo ir efektyvumo didinimui. Mažėjant sąnaudoms administraciniam darbui atlikti, atsiranda laisvo laiko pridėtinę vertę kuriančių užduočių, tokių, kaip reklamos ar produkto vystymo, darymui.

Dažnesnis ataskaitų periodiškumas

Jeigu buhalteriją veda patys verslininkai arba kokie nors administracijos darbuotojai, ataskaitų periodiškumas dažniausiai būna 1 kartas per ketvirtį arba 4 kartai per metus. Daugumoje veiklų tokio periodiškumo išrašai yra pakankami, tačiau elektroninėje prekyboje pokyčiai ir dinamikos yra kitokios nei beveik bet kurioje kitoje srityje.

Tad čia naudinga, kad buhalterinės apskaitos specialistai su jumis palaikytų labiau proaktyvią komunikaciją ir jums pateiktų ataskaitas taip dažnai, kaip reikia. Gali būti, kad tendencijos 180 laipsnių kampu apsisuka per dvi savaites ar vos vieną mėnesį. Atsirado daug laisvų, nepanaudotų lėšų? Pardavimai išaugo 20%? Pasikeitusias tendencijas reikia žinoti visiems sprendimų priėmėjams įmonėje.

Profesionalūs apskaitos specialistai apie tai informuos bei neleis šiai informacijai praslysti pro akis. Tai gali padėti išvengti nuostolingų strategijų bei leisti efektyviausiu įmanomu būdu rotuoti produktų/paslaugų pasiūlą.

Kainos ir vertės/naudos santykis

Prieš nuspręsdami rašytis sutartis ar samdyti specialistus, pasistenkite gauti kuo konkretesnius atsakymus apie visą jų veiklos specifiką. Jums aktualiausia turėtų būti ne galutinė kaina už paslaugas, o kainos ir naudos santykis. Dėl to el. prekybos verslui turėtų būti aišku, kaip bus struktūriškai sprendžiami jums svarbūs apskaitos klausimai, kokių galimybių jūs, galbūt dabar neišnaudojate, bet buhalterinė apskaita padėtų tai padaryti.

Kokios konkrečiai paslaugos prieinamos?

Galbūt jums reikalingos buhalterinės paslaugos išaugo dabartinio specialisto pajėgumus arba esamam paslaugų teikėjui nepakanka kompetencijų, kad išpildytų visus poreikius? Tokios realijos – dažnos, ypač augančioms įmonėms, kurios apie apskaitos problemų sprendimus galvoja po to, kai paaiškėja, kad buhalterijoje vyrauja visiškas chaosas. Tai – nenaudinga ar net pavojinga.

Kartais įmonei nepakanka tik to, jog kažkas vestų darbo užmokesčio apskaitą, bet reikia ir samdomo finansų direktoriaus, pagalbos sudarant įsigijimo ar konsolidavimo sandorius, įgyvendinant kitus kompleksinius verslo sprendimus. Jeigu bent netolimoje ateityje numatote tokius arba panašius postūmius ir proveržius, jums tikrai reikėtų pasidomėti, ką gali pasiūlyti paslaugų teikėjai.

Įkainis

Minėjome, kad svarbu žvelgti į kainos ir naudos santykį, o ne tik kainą, tad galbūt pagalvosite, kad jau prieštaraujame sau. Tačiau taip nėra. Mes rekomenduojame atkreipti dėmesį į tai, kaip buhalteriai įkainoja savo paslaugas – fiksuotu mokesčiu ar valandiniu įkainiu.

Mokant fiksuotą įmoką esate ramesni žinodami, kiek reikia mokėti kiekvieną mėnesį ir kokią lėšų dalį reikės skirti būtent šioms paslaugoms. Tačiau apmokestinimas už valandas labiau tinka tuomet, kuomet verslas susiduria su bent jau tam tikro lygio sezoniškumu ar ryškesniais cikliškais pokyčiais.

Apibendrinimas

Taigi, išskyrėme svarbiausius kriterijus, kurie yra aktualūs ieškantiems geriausių buhalterinių paslaugų teikėjų elektroninės prekybos verslui. Jums turi rūpėti viskas, ką bendrovė ar paslaugų teikėjas gali pasiūlyti jūsų verslui aktualiais klausimais. Išsiaiškinkite ar jie turi patirties ir pakankamai resursų patenkinti galimai augančius poreikius. Sužinokite, kokias konkrečiai naudingas paslaugas galima gauti, kaip jos įkainojamos bei ar buhalterija galėtų duoti ir praktinės naudos kasdienėje veikloje, turint omenyje mokestinės naštos optimizavimą bei lengvesnį atsargų valdymą.