Su darbuotojais susijusi informacija yra itin jautri: jai reikia ypatingo dėmesio, atidumo, taip pat svarbu užtikrinti konfidencialumą. Net jei įmonėje dirba vos keli darbuotojai, personalo dokumentų administravimas reikalauja didelio atidumo, tad rekomenduojama turėti atsakingą specialistą, kuris išmanytų personalo dokumentų valdymo subtilybes. Jei tokio žmogaus įdarbinti savo įmonėje nenorite ir nematote tam pagrindo, visuomet turite galimybę kreiptis į tokias paslaugas teikiančius profesionalus – jie už sutartą mėnesio mokestį prisiims atsakomybę už jūsų įmonės personalo dokumentų valdymą, komunikaciją su darbuotojais šiems turint klausimų dėl atostogų, darbo sutarčių ar Darbo kodekso nuostatų ir pan.
Personalo dokumentų tvarkymas (ir apskaitos paslaugos) turėtų būti perduotas išorės paslaugų teikėjams, nes:
- Paslaugų teikėjai personalo dokumentų valdymui naudoja kompiuterines sistemas. Klientui nereikia investuoti į šias sistemas: paslaugos tiekėjas dažniausiai pasirūpina, kad klientas galėtų naudotis tinkamomis programomis. Išvengiama papildomų išlaidų ir galvos skausmo, kai sistemas reikia prižiūrėti, atnaujinti ar integruoti ir kt.
- Šias paslaugas teikiančios įmonės specializuojasi, todėl labai gerai išmano savo sritį, yra sukaupusios didelę patirtį, turi aukštos kvalifikacijos darbuotojų, įgudusių dirbti su konkrečiomis sistemomis ir projektais, todėl išvengiama klaidų, netikslumų ir su tuo susijusių sankcijų (pavyzdžiui, įspėjimų, baudų, skiriamų nesilaikant teisės aktuose nustatytų reikalavimų).
- Mokate tik už reikiamas paslaugas. Jei įmonė nedidelė, jai paprastai sunku pasisamdyti žmogų pusei ar ketvirtadaliui etato, todėl personalo dokumentų tvarkymo darbai dažnai primetami apskaitos specialistui ar administratorėms, kurios neturi reikiamos patirties ir žinių. Pasisamdę profesionalią įmonę, optimizuosite įmonės sąnaudas – pavyzdžiui, nereikės mokėti darbuotojui, dirbančiam visu etatu, kai darbo krūvis yra net iki 50–70 proc. mažesnis, o anksčiau tvarkę personalo dokumentus darbuotojai galės daugiau laiko skirti tiesioginiam darbui ir ten sieks geresnių rezultatų.
- Apskaitos darbus pradedant samdomam paslaugos teikėjui paprastai optimizuojamas procesas ir tvarkomų dokumentų apimtis – dar prieš sudarant sutartį atliekamas proceso ir dokumentų auditas. Tokių paslaugų teikėjų patirtis leidžia atlikti profesionalų personalo dokumentų auditą, pateikti įmonėms racionalių rekomendacijų, sumažinti dokumentų kiekį, kad nenukentėtų personalo dokumentų valdymas ir jo kokybė, nepažeidžiant teisės aktų ir BDAR reikalavimų.
- Kaip ir perkant bet kurią „outsource“ paslaugą klientas gauna sutartą paslaugų paketą. Jam nereikia rūpintis atsakingų darbuotojų įdarbinimu, pakeitimu ligos ir (ar) atostogų metu, atleidimu ir pan. Taip pat nereikia investuoti į šių darbuotojų darbo vietos įkūrimą ir patirti daugybės su tuo susijusių kitų išlaidų. Taip pat išvengiama išlaidų, susijusių ir su darbuotojų kvalifikacijos kėlimu, nereikia mokėti išeitinių kompensacijų ir t. t.
- Personalo dokumentų administravimo funkcija įmonėse yra tik pagalbinė, nekurianti vertės ir negeneruojanti pelno. Jei ši funkcija perleidžiama specializuotai paslaugų įmonei, tai leidžia klientui koncentruotis į savo pagrindinę veiklą ir daugiau iš jos uždirbti. Kaip jau minėta, labai dažnai verslai sutaupo samdydami pagal sutartį apskaitos paslaugas teikiančias įmones.
