Personalo dokumentų administravimas naudojant kompiuterines sistemas padeda supaprastinti ir optimizuoti visą procesą. Tokios sistemos leidžia efektyviai valdyti darbuotojų prašymus, sutartis bei kitus svarbius dokumentus vienoje platformoje. Viskas pasiekiama greitai, nereikia rūpintis popieriniais dokumentais ar jų fiziniu perdavimu.
Darbuotojai gali naudotis savitarna internetu, o tai suteikia jiems galimybę lengvai ir greitai gauti reikiamą informaciją bei atlikti veiksmus, susijusius su personalo valdymu, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.
Mūsų organizacija dirba su tokiomis patikimomis sistemomis kaip „BSS ERP“, „Vecticum“ bei „Microsoft Dynamics 365 Business Central“. Šios platformos užtikrina efektyvų personalo administravimo procesų valdymą, taupo laiką ir resursus.
Popieriniai dokumentai užima per daug laiko
Tradiciškai popierinių dokumentų administravimas reikalauja daug pastangų, nes reikia rūpintis jų paruošimu, pasirašymu ir archyvavimu. Tai ne tik užima daug laiko, bet ir apsunkina procesų valdymą. Dokumentai turi būti kruopščiai tvarkomi, o svarbios datos dažnai praleidžiamos dėl žmogiškų klaidų.
Naudojant modernias personalo valdymo sistemas, visi šie procesai automatizuojami. Pavyzdžiui, darbo sutarčių ar įsakymų šablonai leidžia greitai parengti dokumentus, pakeičiant tik būtiną informaciją. Automatiniai priminimai apie svarbias datas, tokias kaip bandomojo laikotarpio pabaiga ar terminuotų sutarčių atnaujinimas, padeda išvengti svarbių dalykų praleidimo.
Šios sistemos taip pat leidžia optimizuoti procesus, mažinant administracinį darbo krūvį bei suteikiant daugiau laiko svarbioms užduotims.
Darbuotojams sutaupomas laikas
Elektroninėje sistemoje darbuotojai gali patys:
- užpildyti atostogų ar komandiruočių prašymus,
- matyti atostogų likutį,
- stebėti darbo užmokesčio istoriją,
- rasti atsiskaitymo lapelius.
Vadovai taip pat gauna didelį pranašumą – jie gali patvirtinti dokumentus vos per kelias minutes naudodamiesi kompiuteriu ar telefonu. Tai ypač naudinga situacijose, kai procesai turi būti įvykdyti greitai ir efektyviai.
Pavyzdžiui, užduotis, kuri anksčiau trukdavo kelias dienas dėl dokumentų fizinio perdavimo tarp kelių darbuotojų, dabar gali būti įvykdyta per kelias minutes. Tokiu būdu taupomas laikas, užtikrinamas sklandus procesų vykdymas ir didesnis saugumas.
Dokumentų saugojimas ir tvarkymas vienoje vietoje
Viena svarbiausių sistemų savybių – visų personalo dokumentų ir su darbuotojais susijusios informacijos laikymas vienoje vietoje. Tokios funkcijos leidžia patogiai valdyti darbo užmokesčio apskaičiavimą, atostogų rezervus, darbo laiką ir skatinimo išmokas.
Be to, šios sistemos leidžia atsisakyti popierinių dokumentų. Nereikia jų spausdinti, pasirašyti ir skenuoti – visa tai galima atlikti skaitmeninėje erdvėje. Dokumentai tampa lengvai prieinami, o procesus galima valdyti bet kurioje vietoje, naudojant įrenginį su interneto prieiga.
Tai ne tik supaprastina administravimo procesus, bet ir užtikrina didesnį duomenų saugumą bei konfidencialumą. Darbuotojai mato tik tą informaciją, kuri yra reikalinga jų pareigoms atlikti.
Mažiau klaidų ir didesnis efektyvumas
Automatizuotos personalo valdymo sistemos padeda išvengti žmogiškų klaidų, kurios dažnai pasitaiko rankiniu būdu administruojant dokumentus. Sistemoje visi duomenys yra suvedami vieną kartą ir naudojami visiems procesams, todėl nereikia jų kopijuoti ar perrašyti.
Dokumentai automatiškai tikrinami dėl klaidų. Jei pastebimi neatitikimai, sistema informuoja atsakingą asmenį, kuris gali greitai atlikti reikalingus pakeitimus. Tai sumažina klaidų tikimybę ir užtikrina, kad procesai vyktų sklandžiai.
Be to, sistemos siunčia priminimus, kai darbuotojai pavėluoja susipažinti su dokumentais ar pateikti reikiamą informaciją. Tai padeda išlaikyti discipliną ir laiku vykdyti visus procesus.
Savitarnos funkcionalumas
Moderniose sistemose įdiegta savitarna leidžia darbuotojams įvesti savo duomenis tiesiai į sistemą. Pavyzdžiui, naujas darbuotojas gali pateikti savo asmens dokumentų informaciją, banko sąskaitos numerį ar kitas reikalingas detales.
Tokiu būdu darbdaviai gauna tiksliai suvestą informaciją tiesiai iš šaltinio. Tai užtikrina, kad duomenys bus tikslūs, o klaidų tikimybė sumažės iki minimumo. Šie duomenys vėliau naudojami sudarant darbo sutartis ar vykdant kitus personalo valdymo procesus.
Šis funkcionalumas yra ypač naudingas dirbant nuotoliniu būdu. Darbuotojai gali lengvai pateikti informaciją internetu, o darbdaviai užtikrina BDAR reikalavimų vykdymą, valdo tik būtiną informaciją ir išvengia perteklinio duomenų kaupimo.
