Didžiausios klaidos, kurias daro įmonės, diegdamos Navision ir kitas apskaitos sistemas

Ar tai būtų kompetencijos, patirties, profesinių žinių stoka, ar nepasvertos ambicijos, o gal tiesiog prastas išskaičiavimas – daug įmonių daro klaidas, kuomet nusprendžia diegti apskaitos sistemas. Navision programa yra populiarus sprendimas, vedant apskaitą. Tačiau net ir puikiai mūsų rinkai pritaikytos funkcijos bei nuolat, pagal teisės aktus atnaujinami moduliai neapsaugo nuo kai kurių klaidų. Šiame straipsnyje pasistenkime apžvelgti būtent tai, ką įmonės daro blogai, kuomet ruošiasi įdiegti naują apskaitos sistemą!

Nesirūpinama techninių žinių įgijimu

Kuomet įdiegiama nauja sistema, reikia nepamiršti, kad kažkas turės su ja dirbti. Įmonės viduje gali dirbti patys geriausi specialistai, tačiau naujos programos naudojimas vis tiek kels savų iššūkių, kuriems reikia pasiruošti iš anksto. Programinės įrangos diegėjai ir vystytojai (ang. Developers) dažnai siūlo pasinaudoti demonstracine versija arba stebėti gyvą demonstraciją. Jos metu įmonės apskaitos specialistai galėtų artimiau susipažinti su pačia sistema ir turėti lengvesnį pereinamąjį laikotarpį.

Visgi naudingiausia yra pasiruošti perėjimui iš anksto numatant laiką, skiriamą mokymams naudotis naująja programa. Jeigu viskas suderinama tinkamai, specialistai, tuo metu, kada nauja apskaitos sistema paleidžiama į darbą, jau bus pakankamai įgudę ja naudotis taip, kad bent svarbiausias užduotis pavyktų atlikti įprastu grafiku.

Neįvertinamas programos tęstinumas

Apskaita yra tęstinis, o ne baigtinis procesas. Kiek tęsis veikla, tiek reikės vesti apskaitą. Tačiau tęstinumas verslui kelia iššūkių, kadangi nuolat keičiasi mokesčių dydis, koeficientai, atsiranda naujų mokesčių, dingsta seni ir t.t..

Visa tai daro įtaką apskaitos procesų eigai ir, norint, kad ji vyktų sklandžiai ir efektyviai nuolatos, būtina, kad apskaitos programos gautų savalaikius atnaujinimus ir būtų palaikomos. Dažna programa, ypač vietinio kapitalo, nuolat susiduria su išorės konkurencija, dėl ko licencijų pirkimas turi savų rizikų. Renkantis programas ir lyginant lietuviškas sistemas su, pvz., Navision apskaita, ekspertai dažnai išskiria tai, jog su pastarąja programa yra didesnė tęstinumo tikimybė. Įvairiose vietinėse rinkose galima rasti dešimtis apskaitos sistemų, kurias nupirko stambesni žaidėjai arba įmonė tiesiog užsidarė, o programa nustojo būti tobulinama.

Tikrai nesinori, kad programa pasidarytų neveikli po 3-5 metų. Apskaitos poreikis verslui niekur nedingsta, o skaičiavimų automatizavimas bei modulių pritaikymas prie besikeičiančios įstatymų bazės yra vienas didžiausių privalumų. Dėl to Microsoft Dynamics NAV ir kitos apskaitos programos su patikimesniu tęstinumu ir sulaukia ekspertų liaupsių!

Nesvarstoma apskaitos „iškėlimo į išorę“ nauda

Ypač tradicinius verslo modelius vertinantys vadovai mėgsta, kuomet įmonės viduje yra apskaitos specialistas(-ė) arba buhalteris(-ė). Jų atliekamo darbo krūvis gali būti labai mažas, tačiau vien iš principo, buhalteris atrodo kaip pozicija, kuri negali likti tuščia ir būti vietoje.

Tačiau ypač smulkioms įmonėms ar net daugumai vidutinio dydžio verslų retai kada apsimoka laikyti pilną buhalterio etatą. Daug kas galvos, jog „Na ir kas?“, juk galima samdyti pusei ar trims ketvirtadaliams etato, tačiau…

Statistika rodo, kad apskaitos specialistų rinkoje trūksta, ypač, kuomet kalbame apie aukštą kompetenciją ir reikšmingą patirtį jau sukaupusius žmones. Dėl to, kad yra jų trūkumas, pozicijos išlaikymas kainuoja ganėtinai daug, o kompetentingi profesionalai tikrai retai ieško galimybės dirbti puse etato.

Tačiau kam daryti kompromisus, jeigu galite už gerokai mažesnę kainą (nei kainuoja etato išlaikymas) gauti profesionalių buhalterių paslaugas? Yra daugybė įmonių, kurios už lanksčius mokesčius pasirūpina jūsų įmonės buhalterija. Ten dirba aukščiausio lygio specialistai. Jiems pažįstama ir Navision apskaitos programa, ir tokios sistemos, kaip Rivilė ar kitos. Dėl to jūs galite užtikrinti veiklos tęstinumą perkeldami apskaitą į išorę bei išvengti kokybės suprastėjimo bei darbo atlikimo laiko išaugimo.

Atsakomybė perkraunama atsitiktiniam administracijos darbuotojui

Kai kada, ypač diegiant naujus apskaitos sprendimus, įmonės viduje priimamas sprendimas buhalterio pareigybes deleguoti kam nors iš administracijos. Nors pvz., atlikti pinigų pervedimus tiekėjams arba klientams gali kiekvienas žmogus, tačiau vesti pilnavertę įmonės apyvartinių lėšų, darbo užmokesčio, darbo laiko ir kitą apskaitą pavyks tik geram specialistui.

Programinė įranga žengia į priekį, pradedami naudoti net dirbtinio intelekto įrankiai. Atrodytų, kad pažanga tokia, jog apskaitai vesti tikrai nereikia daug žinių, tačiau realybė – kitokia. Jeigu atsakomybę užkrausite kažkuriam tokios patirties neturinčiam asmeniui, ne tik, kad negalite tikėtis tvarkingos buhalterijos, bet dar ir sukliudysite tam darbuotojui atlikti jo įprastus darbus. Trumpiau tariant – toks sprendimas tiesiog užprogramuoja dvigubą nesėkmę.

Nepasirenkamas geriausias techninis išpildymas

Norint įdiegti ir paleisti apskaitos sistemą neužtenka tik žmogiškųjų išteklių. Nors geri specialistai, atliekantys apskaitą, yra labai svarbūs, tačiau be tinkamo techninės dalies išpildymo ir jie būtų bejėgiai.

Kuomet minime techninį išpildymą, turime omenyje techninės įrangos įsigijimą ir tinkamų techninių sprendimų pasirinkimą. Ypač didesnės įmonės mėgsta svarbius apskaitos duomenis ir finansinę informaciją saugoti šaltose (ang. Cold) saugyklose. Tokio tipo saugyklos yra atjungtos nuo interneto ir dėl to – pasižymi didesniu saugumu, kadangi į jas sunkiau įsilaužti. Tačiau turint labai daug duomenų reikia didelių investicijų į kompiuterinę įrangą, kurioje pavyktų sutalpinti tiek daug duomenų.

Smulkesnėms įmonėms, sąnaudų ir kitomis prasmėmis, dažniausiai labiau apsimoka rinktis duomenų saugojimą ir programas debesijoje (angl. Cloud). Tuomet programa bus pasiekiama 24/7, ją darbuotojai galės naudoti nuotoliniu būdu, o atnaujinimai įvyks tuo metu, kada nedirbate ir kada jie netrukdys darbui.

Sistemos pasiekimas nuotoliniu būdu – didelis privalumas, kurio svarba išaugo tik Pandemijos akivaizdoje. Labai nemaža dalis darbuotojų dar iki 2020 m. ėmė skatinti darbdavius orientuotis į lankstumą dėl darbo nuotoliniu būdu. Tačiau tik COVID-19 apsuptyje išaugo dėmesys sprendimams, kurie leidžia veiklos nestabdyti net tuomet, kai dėl vienų ar kitų priežasčių komanda negali būti įprastoje darbo vietoje.

Parenkama netinkama apskaitos programa

Labai svarbu tinkamai pasirinkti ir pačią apskaitos programą. Įmonei augant, apskaitos sistema gali pasidaryti “per maža” jūsų poreikiams. Dėl to, su laiku gali tekti ją pakeisti. Kaip jau galbūt žinote ar galite suprasti iš straipsnio, keitimas – laikui ir finansams imlus darbas. Jis reikalauja dėmesio, pasiruošimo duomenų migracijai, darbuotojų įsitraukimo ir tikrai nėra lengvas.

Tam tikrais atvejais problema yra ne “per maža”, bet priešingai – pernelyg galinga apskaitos sistema. Atrodytų, kad bėdų dėl to neturėtų kilti, juk galinga programa tikrai netrukdo… Tačiau iš tiesų tikėtina, kad pernelyg pajėgią sistemą pasirinkusi įmonė bereikalingai švaistys savo lėšas. Mokėdami už licenciją ar prenumeruodami prieigą prie per tokios sistemos, verslai daug permoka, o galėtų sutaupyti bei investuoti lėšas ten, kur jų labiau reikia.

Modernios tendencijos mums rodo, kad daug įmonių verčiau renkasi pažangesnes CRM, sandėlio valdymo sistemas ar investuoja į interneto svetainės funkcionalumą ir dizainą, o ne naują apskaitos sistemą. Specializuotų verslo programų vystymas duoda tikslinę naudą kuriant didesnę pridėtinę vertę, nes apskaitos sistema to dažniausiai pasiūlyti negali. Daug modernių verslų, plėtodami savo veiklą, apskaitos sistemų sprendimus stumia į antrą planą ar renkasi pirkti apskaitos paslaugas, kada apskaitos programa jau turi rūpintis paslaugos teikėjas.