Buhalterio keitimas ar perėjimas iš vienos apskaitos įmonės į kitą daugeliui verslų iš pradžių atrodo sudėtingas procesas. Kyla klausimų, kaip vyks buhalterinės apskaitos paslaugos perdavimas, kokių duomenų reikės, kiek laiko užtruks procesas ir kas bus atsakingas už ankstesnių laikotarpių deklaracijas. Tačiau tinkamai suplanuotas apskaitos perėmimas paprastai gali būti atliktas be jokių didelių trikdžių Jūsų verslo veiklai. Tiksli ir laiku tvarkoma buhalterinė apskaita yra sėkmingo verslo pagrindas, todėl, jei nesate patenkinti esamais rezultatais, delsti neverta. Svarbiausia – iš anksto susitarti dėl perdavimo datos, duomenų apimties ir atsakomybių.
Kada laikas pokyčiams ir kaip pasirinkti buhalterijos įmonę?
Dažniausiai verslas apie buhalterio keitimą susimąsto tada, kai pradeda vėluoti svarbios ataskaitos, atsiranda klaidų mokesčių deklaracijose arba pasigendama proaktyvaus patarimo iš finansų specialisto. Svarstant, kaip pasirinkti buhalterijos įmonę, verta atkreipti dėmesį į jos patirtį Jūsų verslo sektoriuje, taikomus duomenų saugumo standartus ir naudojamas technologijas. Šiuolaikinės buhalterinės apskaitos įmonės jau seniai nebėra tik duomenų suvedėjos – jos veikia kaip strateginiai verslo partneriai, dirbantys su moderniomis verslo valdymo (ERP) sistemomis ir padedantys optimizuoti procesus.
Kaip vyksta buhalterio keitimas?
Pirmasis žingsnis keičiant buhalterį – nustatyti datą, nuo kada apskaitą ar darbo užmokestį pradeda tvarkyti nauja apskaitos įmonė. Dažniausiai perėjimą patogiausia atlikti nuo mėnesio pradžios. Tokiu atveju lengviau atskirti ankstesnio ir naujo apskaitos paslaugų teikėjo atsakomybes, o teikiamos buhalterinės apskaitos paslaugos nenutrūksta nei vienai dienai. Vis dėlto buhalterį galima pakeisti ir metų ar mėnesio viduryje. Svarbiausia yra aiškiai sutarti, kas užbaigia pradėtą laikotarpį, pateikia deklaracijas ir nuo kurios datos naujasis buhalteris tampa atsakingas už einamąją apskaitą. Paprastai perėjimo metu suderinama:
- apskaitos perėmimo data;
- paskutinių deklaracijų pateikimas;
- darbo užmokesčio skaičiavimo atsakomybės;
- perduodami apskaitos dokumentai ir registrai;
- reikalingos prieigos prie sistemų;
- neišspręsti ankstesnių laikotarpių klausimai.
Kokie duomenys yra reikalingi perduodant apskaitą?
Apskaitos perdavimas kitai įmonei nėra vien tik dokumentų persiuntimas. Naujasis buhalteris turi gauti pakankamai informacijos, kad galėtų tęsti apskaitą nuo teisingų pradinių likučių. Dažniausiai perduodami:
- apskaitos politika ir kita svarbi apskaitos informacija;
- didžiosios knygos duomenys;
- pirkėjų ir tiekėjų skolų iššifravimai;
- banko ir kasos likučiai;
- ilgalaikio turto registras;
- atsargų likučiai;
- avansų ir atskaitingų asmenų duomenys;
- paskolų bei lizingo informacija;
- ankstesnės mokesčių deklaracijos;
- finansinės ataskaitos.
Jei naujoji apskaitos įmonė dirbs toje pačioje apskaitos ar ERP sistemoje, procesas gali būti gerokai paprastesnis. Tokiu atveju nereikia perkelti visos apskaitos istorijos į naują sistemą. Jei apskaitos sistema keičiama, gali reikėti visų duomenų migracijos arba tik pradinių likučių perkėlimo.
Kaip vyksta darbo užmokesčio apskaitos perdavimas?
Tiksli darbo užmokesčio apskaita yra vienas jautriausių verslo procesų, todėl šios funkcijos perdavimui naujam buhalteriui skiriamas ypatingas dėmesys. Naujajam darbo užmokesčio apskaitos paslaugų teikėjui paprastai perduodami:
- darbuotojų sąrašai;
- darbo sutartys ir jų pakeitimai;
- atlyginimų dydžiai ir darbo laiko sąlygos;
- atostogų likučiai;
- darbo užmokesčio istorija;
- priedų ir premijų informacija;
- išskaitos;
- nedarbingumų ir neatvykimų duomenys;
- su darbo užmokesčiu susijusios deklaracijos.
Ypač svarbu tiksliai perduoti sukauptų atostogų likučius ir darbuotojams mokėtinas sumas. Klaidos pradiniuose duomenyse gali turėti įtakos būsimiems darbo užmokesčio skaičiavimams. Dėl šios priežasties perimant darbo užmokesčio apskaitą rekomenduojama atlikti pagrindinių pradinių duomenų kontrolę.
Ar keičiant buhalterį reikia keisti apskaitos sistemą?
Ne, nes buhalterio keitimas nebūtinai reiškia ir apskaitos programos keitimą. Nauja apskaitos įmonė gali tęsti darbą kliento jau naudojamoje sistemoje. Tai ypač aktualu įmonėms, naudojančioms „Microsoft Dynamics 365 Business Central“, „Navision“ ar kitą ERP sistemą. Tokiu atveju apskaita lieka kliento sistemoje, o apskaitos paslaugų teikėjas dirba tiesiogiai joje.
Kitas variantas – naudoti apskaitos įmonės sistemą ir perkelti reikalingus duomenis. Kuris modelis tinkamesnis, priklauso nuo įmonės dydžio, procesų ir naudojamų IT sprendimų.
Kokias prieigas reikia suteikti naujam buhalteriui?
Norint sklandžiai perduoti apskaitą, naujajam paslaugų teikėjui dažniausiai reikia prieigos prie kelių sistemų. Priklausomai nuo įmonės, tai gali būti:
- apskaitos ar ERP sistema;
- dokumentų valdymo sistema;
- bankų duomenys;
- VMI sistemos;
- „Sodros“ sistemos;
- darbo laiko apskaita;
- sąskaitų išrašymo sistema;
- elektroninis dokumentų archyvas.
Prieigų nereikia suteikti visų iš karto, tačiau svarbu iš anksto įvertinti, ko reikės apskaitos paslaugų pradžiai. Praktikoje būtent trūkstamos prieigos dažnai užlaiko apskaitos perėmimą.
Ar naujasis buhalteris tikrina ankstesnę apskaitą?
Apskaitos perėmimas paprastai nėra pilnas ankstesnio buhalterio darbo auditas. Tačiau naujoji apskaitos įmonė turėtų patikrinti pagrindinius pradinius likučius ir įsitikinti, kad apskaita gali būti tęsiama nuo patikimų duomenų. Gali būti tikrinama:
- banko likučių atitiktis;
- pirkėjų ir tiekėjų skolos;
- mokesčių likučiai;
- apskaitos ir finansinių ataskaitų duomenys;
- darbo užmokesčio įsipareigojimai;
- atostogų likučiai;
- nebaigtos ankstesnių laikotarpių operacijos.
Jei randama neatitikimų, jie paprastai aptariami su klientu ir ankstesniu apskaitos paslaugų teikėju.
Kiek laiko trunka buhalterinės apskaitos perdavimas?
Tipinis apskaitos perėmimas gali užtrukti nuo kelių dienų iki kelių savaičių. Daugeliu atvejų verta planuoti maždaug 1–4 savaičių pereinamąjį laikotarpį. Trukmė priklauso nuo įmonės dydžio, dokumentų kiekio, darbuotojų skaičiaus, apskaitos sudėtingumo, naudojamų sistemų, duomenų kokybės bei poreikio migruoti duomenis. Didesnėse įmonėse arba tose, kurios naudoja sudėtingesnes ERP sistemas, apskaitos perdavimo procesą verta pradėti anksčiau.
Kas reikalinga iš kliento?
Keičiant buhalterį, klientui nebūtinai reikia pačiam koordinuoti visą procesą. Dažniausiai pakanka:
- paskirti atsakingą kontaktinį asmenį;
- informuoti esamą buhalterį apie paslaugų perdavimą;
- suteikti leidimą senajam ir naujajam buhalteriui tiesiogiai bendrauti;
- suteikti reikalingas prieigas;
- atsakyti į klausimus dėl specifinių apskaitos ar darbo užmokesčio situacijų.
Techninius klausimus dėl registrų, duomenų formatų, pradinių likučių ar apskaitos sistemų efektyviausia spręsti tiesiogiai tarp apskaitos specialistų. Tokiu būdu apskaitos perdavimas klientui tampa gerokai paprastesnis.
Kada geriausia keisti buhalterinės apskaitos įmonę?
Dažnai manoma, kad buhalterį galima keisti tik metų pradžioje. Tai nėra būtina. Apskaitos įmonę galima pakeisti bet kuriuo metų laiku, jei tinkamai atskiriamos senojo ir naujojo paslaugų teikėjo atsakomybės. Praktiškai patogiausia tai daryti nuo mėnesio pradžios, tačiau jei dabartinių apskaitos paslaugų kokybė netenkina, nėra būtina laukti naujų metų. Svarbiau turėti aiškų apskaitos perdavimo planą.
Dažniausios apskaitos perdavimo problemos
Dažniausiai buhalterio keitimas užtrunka dėl neišsamiai perduotų duomenų. Tipinės problemos:
- trūksta apskaitos registrų;
- nėra skolų iššifravimų;
- nesutampa mokesčių likučiai;
- nėra tikslių atostogų likučių;
- neaišku, kas pateiks paskutinio laikotarpio deklaracijas;
- apskaitos istorija prieinama tik senojo buhalterio sistemoje;
- klientas neturi reikalingų administratoriaus teisių.
Todėl dar prieš pradedant perdavimą verta parengti aiškų perduodamų duomenų sąrašą.
Kaip užtikrinti sklandų buhalterijos perėmimą?
Sėkmingam apskaitos perdavimui svarbiausi yra trys dalykai:
- Aiški perėmimo data. Turi būti tiksliai žinoma, nuo kada apskaitą tvarko naujasis buhalteris.
- Pilnas duomenų sąrašas. Iš anksto nustatoma, kokie apskaitos ir darbo užmokesčio duomenys turi būti perduoti.
- Tiesioginis bendravimas tarp buhalterių. Klientui leidus, naujoji apskaitos įmonė gali tiesiogiai bendrauti su ankstesniu buhalteriu. Tai sumažina administracinę naštą klientui ir padeda greičiau išspręsti techninius klausimus.
Buhalterio keitimas neturi būti sudėtingas procesas
Tinkamai organizuotas buhalterio keitimas yra sklandžiai valdomas procesas, kurį galima atlikti be didelių trikdžių kasdienei įmonės veiklai. Svarbiausia – aiškiai suplanuoti apskaitos perdavimo etapus, gauti reikiamus duomenis, patikrinti pradinius likučius ir užtikrinti prieigas prie reikalingų sistemų.
„BPO House“ komanda yra pasiruošusi padėti: mes galime sklandžiai perimti tiek Jūsų buhalterinę apskaitą, tiek darbo užmokesčio skaičiavimą iš ankstesnio paslaugų teikėjo. Sudarysime detalų perduodamų duomenų sąrašą ir patys koordinuosime bendravimą su esamu buhalteriu. Jums nereikės sukti galvos dėl techninių apskaitos perdavimo klausimų, o Jūsų verslo finansai atsidurs patikimose rankose. Susisiekite su mumis ir kartu aptarkime Jūsų įmonės poreikius!
