Jokia įmonė negali tikėtis efektyviai funkcionuoti, jeigu žmogiškųjų išteklių (HR) departamentas veikia nenašiai. Tačiau tam reikia ne tik pakankamų kompetencijų. Norint, kad HR skyrius veiktų sėkmingai, reikia valdyti ir dideliusduomenų, informacijos srautus bei apdoroti kone kalnus dokumentų, kurie visuomet lydi šio departamento uždavinius. Sėkmingas personalo dokumentų tvarkymas arba administravimas apsaugo jautrius duomenis, padidina administracinio darbo produktyvumą, suteikia už tai atsakingiems asmenims informaciją, padėsiančią priimti geresnius sprendimus. Trumpai ir paprastai apžvelkime tai, kas yra personalo dokumentų administravimas ir iš ko jis susideda?
Kas yra personalo dokumentų tvarkymas?
Trumpiausiu būdu apibrėžiant šią sąvoką reikėtų paminėti, kad tai yra su jūsų darbuotojais susijusių dokumentų saugojimas, prieigos prie jų kontroliavimas, nuolatinė jų priežiūra bei savalaikis panaudojimas ir, be abejonės, atsakingas nebereikalingos informacijos pašalinimas.
Šios užduotys verslams kelia iššūkių kasdien. Bet kuri įmonė turi ne tik viduje žinoti informaciją apie pvz., priskirtas pareigybes, tačiau ir užregistruoti pakeitimus (pvz., paaukštinimas, pareigybių pasikeitimus), atnaujinti dokumentus pagal pasikeitusius teisės aktus. Nesvarbu ar verslas smulkus, ar tai didelė įmonė, bet kuriai komercinei organizacijai yra svarbu, kad su personalu susiję dokumentai būtų tvarkomi profesionaliai ir atsakingai. Kai kada reikia atsižvelgti ir į periodiškumą, tarptautinius teisės aktus (pvz., BDAR), o kitais atvejais ir į vidinę įmonės politiką. Tai – sritis, nuo kurios priklauso daugiau nei tik tvarkingas dokumentų kategorizavimas vidinėje duomenų bazėje. Netvarkingai vedami personalo dokumentai gali privesti ir prie administracinės atsakomybės arba net pakišti koją verslui, prilėtindami ar sustabdydami tam tikrus procesus įmonės viduje ar dirbant su išorės klientais.
Tvarkant personalo dokumentus bene svarbiausia yra teisiniai niuansai bei atitikimas
Turbūt pagrindinė priemonė, kuri skatina vesti tvarkingą personalo dokumentų apskaitą yra galiojantys įstatymai ir teisės aktai. Tiek Lietuvos Respublikos, tiek įvairių jos institucijų (pvz., VMI, Darbo Inspekcija ir kt.) nuostatos įpareigoja jus saugoti ir kaupti tam tikrą informaciją apie savo darbuotojus. Visi šie duomenys turi būti laikomi saugioje vietoje, o nemaža dalis iš jų turi labai aiškiai numatytą saugojimo laikotarpį. Jeigu nėra organizuotos strategijos, plano ar įrankių, kaip tai daryti, tuomet, laikui bėgant, gali kilti problemų, kuomet tų dokumentų bus pareikalauta išorės tikrintojų arba atliekant vidinį auditą. Taip pat labai svarbu yra šios jautrios informacijos konfidencialumo užtikrinimas, nes atskleidus darbuotojų asmens duomenis, įmonei gali grėsti iki 10 proc. apyvartos bauda už BDAR reikalavimų nesilaikymą.
Dar viena svarbi sritis, kuriai pasitarnauja organizuotas personalo dokumentų tvarkymas – skundų, ginčų nagrinėjimas. Pavyzdžiui, jeigu darbuotojas(-a) parašo skundą, tuomet atitinkamiems darbuotojams gali prireikti „pasikelti“ tokius dokumentus, kaip: darbo rezultatų įvertinimas, atlyginimų mokėjimo informacija, atvykimo į darbą ataskaitos, darbo sutartis ir daug kitų.
Jeigu ginčas ar konfliktas pereina aukštesnėms instancijoms, tuomet jau tų dokumentų prašys aukštesnės instancijos. Tie prašymai dažnai būna labai griežtai apibrėžti laiko atžvilgiu, todėl įmonėje dirbantys asmenys turi turėti patogiai valdomus įrankius dokumentų organizavimui ir valdymui, kad laiku pateiktų tai, ko reikia.
Personalo dokumentų saugumas ir privatumas – tvirtai veikiančio verslo pamatas
Jeigu verslas negali užtikrinti duomenų ir informacijos saugumo bei privatumo, gali kilti ne tik nemalonių situacijų viduje, tačiau ir mažėti klientų pasitikėjimas, kristi produktyvumo rodikliai visuose departamentuose.
Pagal įstatymus, tam tikra asmeninė informacija apie darbuotojus privalo būti apsaugota ir laikoma privačiai (pvz., medicininės diagnozės, asmens kodas, kita). Personalo dokumentų valdymo įrankiai (kompiuterinės sistemos) dažniausiai jau būna su įdiegtais arba paruoštais saugumo protokolais, kurie arba užrakina svarbius failus nuo pašalinių ir neįgaliotų asmenų naudojimo, arba užšifruoja juos taip, kad nebūtų įmanoma jų perskaityti.
Apsaugodami privatumą, darbdaviai apsaugo savo darbuotojams nuo nepageidaujamo dėmesio bei leidžia geriau susikoncentruoti į patį darbą ir jo eigą, o ne pašalinius dirgiklius.
Kaip pradėti kurti savo personalo dokumentų valdymo strategiją?
Kiekviena įmonė, kuri jau vykdo personalo dokumentų administravimą, gali turėti savo metodus ir savo planą, kaip tai atlieka. Nėra vienos sėkmingos formulės, o verčiau – daugybė skirtingų kelių, kaip pasiekti norimą tikslą šioje srityje. Personalo dokumentų registravimas ir tvarkymas apima labai platų užduočių spektrą, todėl dažniau verta ne bandyti nuo nulio kurti sistemą ir strategiją dokumentų valdymui, o pasamdyti profesionalus, kurie tai atliktų išorėje. Nepamirškite, kad net ir sukūrus planą įmonės viduje, reikės skirti resursų, tiek laiko, tiek žmogiškųjų, tiek piniginių, kad pavyktų tai įgyvendinti. Ar tikrai reikia kurti dar vieną etatą arba organizuoti ilgą atranką tik dėl šių funkcijų? Ko gero, kad ne. Smulkiam ir vidutiniam verslui neretu atveju daug labiau apsimoka rinktis išorinę personalo dokumentų valdymo paslaugą.
Tačiau, jeigu norite kurti savo dokumentų valdymo strategiją įmonės viduje, pradėkite nuo šių dalykų:
- Aiškiai ir paprastai suskirstykite visus susijusius dokumentus kategorijomis. Rekomenduojame viską suskirstyti taip: Darbuotojų paieškos, Samdymo, Darbo sutartys, Medicininė informacija bei pažymos apie neįgalumą, naudų ir privalumų informacija, darbo rezultatai, atlyginimų mokėjimas, atostogos ir laisvadieniai, darbų sauga ir nelaimingi atsitikimai, mokymai bei tobulėjimas.
- Apibrėžkite ir numatykite kas ir kada galės sukurti, redaguoti ar pasiekti bet kuriuos personalo dokumentus.
- Nustatykite, kokie yra duomenų saugojimo reikalavimai (terminai, formos, šablonai, vertimai).
- Paruoškite saugumo ir duomenų apsaugos planą bei įrankį, kuris leistų užšifruoti bei apsaugoti duomenis.
- Sudarykite duomenų saugojimo ir archyvavimo planą. Dauguma naujų verslų visiškai stengiasi eliminuoti popierinius dokumentus iš kasdieninės veiklos, bet 100% to padaryti, deja, beveik neįmanoma. Dar rekomenduojama tam tikrą dalį svarbiausių dokumentų (pvz., darbo sutartis) saugoti ir popieriniu formatu. Taip pat, jeigu popieriniu formatu saugojama labai daug informacijos, ar pakaks erdvės archyvo patalpoje?
- Pasirinkite programinę įrangą, kuri leis tiesiausiu ir lengviausiu keliu įgyvendinti numatytą planą. Geriausiai, kad ši programa būtų integruota su darbo užmokesčio skaičiavimo sistema, taip nereikės dar kartą vesti tų pačių duomenų apie darbo atlygį, taikomą NPD, nedarbingumą ir pan., kai bus skaičiuojamas darbo užmokestis.
