Versle daugiausiai dėmesio visuomet sulaukia pagrindinė įmonės veikla bei bandymai ją optimizuoti. Siekdami mažinti sąnaudas, verslai investuoja į personalą, gamybines ar kompiuterines technologijas, reklamą. Tačiau kuo didesnė įmonė, kuo geresni rezultatai, tuo dažniausiai daugiau formalumų, kylančių administracinių iššūkių pavidalu, tenka tvarkyti. Įvairių sutarčių ruošimas bei pildymas, tvarkingos apskaitos vedimas, ataskaitų ir svarbių išrašų generavimas, klientų arba tiekėjų informavimas apie pasikeitimus ir kita. Šiame straipsnyje norėtume atkreipti jūsų dėmesį į tai, kas yra buhalterinės apskaitos paslaugos bei kokie kiti administraciniai iššūkiai kyla verslui bei kaip juos spręsti.

Duomenų valdymas

Šią užduotį būtų galima skirti į dvi dalis. Pirmoji yra įmonės vidaus duomenų valdymas, o antroji – klientų duomenų valdymas. Kaip turbūt suprantate, pastarasis kelia daug daugiau iššūkių. ADA, BDAR ir kiti teisės aktai griežtai apibrėžia, kokią informaciją galite rinkti, kaip privalote tai daryti, kur ją saugoti ir kaip ją naudoti. Nors šiais laikais interneto puslapiuose lengvai integruojami jau teisės aktams pritaikyti sausainukai (angl. cookies), renkantys duomenis visiškai teisės aktų ribose, tačiau tuos duomenis dar reikia žinoti, kaip panaudoti. Tam kuriamos duomenų bazės, perkamos licencijos CRM sistemoms, steigiamos atskiros darbo vietos arba net naujos pareigybės įmonės viduje ar perkamos išorės konsultantų paslaugos.

Galbūt žinojote, kad 90% viso pasaulio skaitmenizuotų duomenų buvo sukurta per pastaruosius du metus? Kosminiu greičiu augantis poreikis valdyti duomenų srautus skatina įmones rinktis inovatyvius skaitmeninius įrankius šiam darbui atlikti. Tik kompetentingas personalas, tik skaitmenizuotai ir išmaniai gali naudingai atlikti tokio pobūdžio analitinį darbą. Modernios kompiuterinės programos skirtos verslo valdymui ar konkrečiai jūsų veiklos šakai (pvz., užsakymų valdymui) gali realiu laiku apdoroti duomenis, generuoti įžvalgas, išsprendžiant daug rūpesčių.

Tad trumpai tariant, bene didžiausias iššūkis, kylantis verslui – duomenų valdymas (kalbant apie vidinius ir klientų duomenis). Jis yra sprendžiamas pasirenkant pažangius ir pajėgius skaitmeninius sprendimus bei apmokant savo personalą jais naudotis.

Buhalterinės paslaugos, apskaita

Nors visoms įmonėms reikia buhalterijos, daug kas, tik įsteigę veiklą sužino, kaip brangu gali būti kurti tokį etatą įmonės viduje. Apskritai, buhalterinė apskaita yra tokio tipo paslauga, kuri pasižymi itin dideliu jautrumu kompetencijos stokai. Tai reiškia, kad tarp mažai patyrusio ir didelę patirtį turinčio darbuotojo yra labai didelis skirtumas. O kaip tai pasireiškia? Dažniausiai išaugusia klaidos rizika, lėtesne darbo sparta, mažesniais kompiuteriniais įgūdžiais ir panašiai.

Kadangi darbas yra daugiau administracinio pobūdžio (beveik viskas susiję su duomenų apskaitymu, suvedimu į sistemą bei registravimu), tai buhalterinės užduotys yra reiklios optimizacijai. Tokiu atveju, kai buhalterinės paslaugos optimizuojamos – veltui neeikvojami resursai – taupomas laikas, pinigai.

Kaip gauti profesionalaus lygio apskaitos paslaugas? Patogiausia – kreiptis į įmones išorėje, kurios tokias paslaugas teikia. Ten dirba kompetentingi ir didelę patirtį turintys buhalteriai bei kitų apskaitos procesų valdymo specialistai. Nereikia leisti pinigų apmokymams, garantuojamas konfidencialumas, profesionalumas bei įmanoma pasirinkti tokį paslaugų paketą, kuris atitinka jūsų verslo poreikius. Užuot įsteigus naują darbo vietą ar užkrovus atsakomybę kažkuriam komandos nariui, kuriam tai nebūtų pagrindinis darbas, raskite labiau šiuolaikiniam verslui pritaikytą sprendimą. Buhalterinės paslaugos Vilniuje, Kaune ar kitose Lietuvos vietose yra labai paklausios, todėl tikrai verta pasidomėti, kokią naudą toks sprendimas galėtų turėti jums.

Klientų aptarnavimas bei reputacijos saugojimas

Pasaulyje, kuriame klientai visko nori čia ir dabar, jie tikisi aukščiausios kokybės, visas problemas akimirksniu išspręsti galinčios pagalbos iš jūsų pusės. Jeigu tuo nesirūpinsite, tiesiog nukentės jūsų verslas. Dabar vartotojai, susidūrę su neigiama patirtimi, nedvejoja skirti laiko ir paskelbti apie prastas patirtis per Facebook, Instagram, Twitter ar kitus socialinius tinklus. Kadangi tai kenkia reputacijai, negalima to ignoruoti ir būtina skirti pakankamai resursų klientų aptarnavimui.

Optimizuoti ir gerinti klientų aptarnavimui vedami mokymai, samdomi patyrę specialistai, rašomi specialūs problemų sprendimo scenarijai, siekiama testuoti techninius prekės ar paslaugos aspektus, prieš paleidžiant ją į rinką pardavimui. Jeigu esate B2C, o ne B2B verslas, tuomet didžioji dalis šio darbo vyksta internetu, gerinant reputaciją socialiniuose tinkluose ar atsakant į individualias klientų užklausas. Na, o B2B įmonės dažniau tiesiogiai bendrauja su klientais bei stengiasi palaikyti gerus santykius su jų atstovais.

Šioje srityje reikia rasti tą ribą tarp personalizuoto bendravimo ir profesionalaus aptarnavimo. Negalite su klientu bendrauti, kaip su geriausiu draugu, tačiau negalite būti ir visiškai neempatiški. Būtent dėl to tiek daug investuojama į klientų aptarnavimo procesų optimizaciją, tobulinimą.

Atgyvenusios technologijos naujinimas

Kodėl technologija yra susijusi su administraciniais iššūkiais? Ogi todėl, kad kasdienis darbas su programine įranga ir yra administracinis darbas. Na, o šioje srityje įmonės dažnai ignoruoja naujos įrangos naudą ar net piktnaudžiauja pagyvenusiomis versijomis, kad tik nereikėtų mokėti.

Kol viskas veikia, tol situacija yra valdoma, tačiau vos iškilus problemai, padariniai gali būti katastrofiški. Įsivaizduokite, kad netyčia programa užlūžta ir dingsta visi techniniai gamybos linijos duomenys, kokybės tikrinimo registras arba svarbių užsakymų informacija. Tai ne tik trukdo veikti našiai, bet gali visai paralyžuoti visą įmonės darbą, bent jau kuriam laikui. Toks scenarijus nėra iš fantastikos srities. Skaičiuojama, kad dėl pasenusios ir neefektyvios programinės įrangos ir pasenusių technologijų naudojimo, verslai visame pasaulyje netenka bent 100 mlrd. JAV dolerių. Kiek iš jų yra jūsų netenkami pinigai?..

Paprastai patariama, kad svarbiausią programinę įrangą (CRM, VVS, kitus prioritetinius įrankius) naujintumėte kas ~7-10 metų. Debesyje įdiegti sprendimai eliminuoja apskritai bet kokį poreikį sukti galvą dėl naujinimų, nes tai įvyksta automatiškai. Kas liečia gamybos technologijas arba hardware (liet. techninę įrangą), ją atnaujinti reikėtų periodiškai, tačiau atsižvelgiant į gamybos vadovo arba atsakingo personalo rekomendacijas.