Personalo dokumentų administravimas dirbant kompiuterinėmis sistemomis užtikrina sklandų, greitą ir bekontaktį procesą, kai visi prašymai ar kiti personalo dokumentai ir informacija yra vienoje sistemoje, o darbuotojas savitarnos sritį gali pasiekti internetu naudodamasis kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu.
Mūsų organizacijoje personalo dokumentų tvarkymas paprastai atliekamas naudojantis „BSS ERP“, „Vecticum“ sistemomis, taip pat „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ verslo valdymo sistema (anksčiau buvusi „Microsoft Dynamics Navision“).
„Popierinis“ personalo dokumentų administravimas atima per daug laiko
Norint, kad visi su įmonės darbuotojais susiję procesai vyktų sklandžiai, jiems reikia skirti pakankamai dėmesio. Atostogų, komandiruočių, įdarbinimo ir kitų personalo dokumentų, taip pat visos su konkrečiu darbuotoju susijusios informacijos (nuo įdarbinimo iki kasdienės veiklos dokumentų) sisteminimas ir kaupimas atima daug laiko.
Taip pat reikia būti gerai susipažinus su Darbo kodekso, Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR), kitų susijusių teisės aktų turiniu ir reikalavimais. Teisės aktus išmanantys profesionalai, naudodamiesi personalo dokumentų tvarkymo sistema, sumažina rutininių darbų kiekį ir, matydami visą informaciją vienoje vietoje, optimizuoja kasdienes operacijas bei vidinius personalo procesus – taip personalo dokumentų administravimas tampa efektyvesnis. Be to, išorės paslaugų teikėjas yra sukaupęs įvairios patirties ir informacijos apie kitų įmonių vykdomą personalo dokumentų administravimo procesą, todėl geba pasiūlyti geriausias praktikas.
Automatizuotai parengiami įsakymų, darbo sutarčių šablonai sutaupo laiko, nes nebereikia kiekvieno dokumento iš pagrindų rengti atskirai – pakanka pakeisti detales, o automatiniai perspėjimai apie bandomojo laikotarpio, terminuotų sutarčių ar vaiko priežiūros atostogų pabaigą užtikrina, kad svarbios datos neliktų pamirštos. Personalo dokumentų administravimas dar niekada nebuvo taip sklandžiai automatizuotas.
Dokumentų registravimas ir tvarkymas sistemoje leidžia daugiau laiko sutaupyti ir darbuotojams. Šie gali visus su personalo valdymu susijusius klausimus išspręsti keliais mygtukų paspaudimais. Pavyzdžiui, tokiu būdu galima:
- užpildyti atostogų bei komandiruočių prašymus ar kitus prašymus;
- matyti nepanaudotų atostogų likutį;
- stebėti darbo užmokesčio kitimo istoriją;
- rasti kiekvieno mėnesio atsiskaitymo lapelius.
Svarbu, kad vadovai prašymus gali patogiai tvirtinti kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Tikėtina, jog tai, kas anksčiau buvo įvykdoma tik dokumentui fiziškai patekus į 4–5 darbuotojų rankas ir jiems jį pasirašius (užtrunkant vieną ar net dvi darbo dienas), dabar bus įvykdoma per keletą minučių, tad personalo dokumentų tvarkymas nebeatims tiek brangaus laiko ir taps labai saugus. Tai ypač aktualu COVID-19 kontekste, kai stengiamasi vengti kontaktų ir daugelis dirba nuotoliniu būdu.
Be to, personalo dokumentų administravimas sistemoje turi ir daugiau privalumų. Sistema galima naudotis ir skaičiuojant darbuotojų skatinimo išmokas: aprašyti skatinimo išmokų skyrimo sąlygas, importuoti su išmokomis susijusią informaciją iš kitų sistemų, stebėti, kuris darbuotojas kokią sumą jau sukaupė ir perduoti šiuos duomenis į darbo užmokesčio sistemą.
Personalo dokumentai ir svarbi informacija – vienoje vietoje
Vienas svarbiausių sistemos privalumų yra tai, jog personalo dokumentai ir visa svarbi su darbuotojais susijusi informacija yra laikoma ir kaupiama vienoje vietoje. Personalo valdymas, darbo laiko apskaita, darbo užmokesčio skaičiavimas, atostogų rezervo apskaita ir skatinimo skaičiavimas – viskas pasiekiama vos keliais žingsniais. Šią informaciją galima patogiai filtruoti pagal darbuotojų teises ją matyti, todėl užtikrinamas saugumas ir konfidencialumas.
Be to, naudojantis sistema galima atsisakyti įprastų popierinių personalo dokumentų: nereikia jų spausdinti, pasirašyti, skenuoti, paprasta juos perkelti į skaitmeninę erdvę. Tai reiškia, jog procesus valdyti galite bet kur ir bet kada, naudodami bet kokį prie interneto prijungtą įrenginį su naršykle.
Personalo dokumentų tvarkymas gali vykti net jums nebūnant biure:
- stebėkite darbuotojų prašymų pateikimo, priėmimo ir vykdymo procesus;
- gaukite informacijos apie atostogų planą;
- parašu pasirašykite darbo sutartis, įsakymus;
- jei pritrūkote informacijos, peržiūrėkite elektroninę darbuotojo bylą;
- gaukite ir įvairias personalo ataskaitas, reikalingas priimant svarbius sprendimus: pagal pasirinktas užklausas sistema parenka joje esančius duomenis ir suformuoja norimą ataskaitą, informacijos paketą ir kt.
Personalo dokumentai pasiekiami lengvai ir greitai, neskambinant ir nerašant laiškų atsakingiems darbuotojams.
Dokumentų registravimas ir tvarkymas sistemoje mažina klaidų galimybę
Personalo dokumentų tvarkymas naudojantis specialiai tam sukurta personalo valdymo sistema leidžia minimizuoti visuose procesuose nuo darbuotojo įdarbinimo iki atleidimo pasitaikančių klaidų tikimybę. Tokio pobūdžio sistemos yra integruotos: nereikia informacijos įvesti papildomai rankiniu būdu ir perkopijuoti iš kitos programos. Paprastai tokiose sistemose informacija kaupiama vienoje vietoje bei žmogaus, valdančio išsamius tikrus duomenis (pvz., įdarbinimo informacija iš darbuotojo pateiktų dokumentų). Taip pat galima nustatyti įvairių lygių tarpinį dokumentų tvirtinimą ar vizavimą. Tokiu būdu dar labiau sumažinama galimų klaidų tikimybė.
Automatizuoti procesai užtikrina, kad kiekvienas įkeliamas ar pačioje sistemoje pildomas dokumentas bus parengtas teisingai ir be pačių smulkiausių klaidų, nes jas aptikus asmuo, iškart informuojamas ir gali greitai pakoreguoti nurodytus neatitikimus. Vykdant darbo užmokesčio skaičiavimus ar darbo laiko apskaitą, dokumentai atsakingo darbuotojo registruojami ir tvarkomi sistemoje, tad tai leidžia neberinkti informacijos iš kitų šaltinių – reikalingi duomenys jau yra sistemoje, tad juos telieka panaudoti. Tai atliekama automatiškai, sumažinant žmogiškųjų klaidų tikimybę.
Personalo dokumentų tvarkymas sistemoje užtikrina, jog jei konkretūs dokumentai ar ataskaitos sukurti ir užregistruoti pavėluotai, darbuotojai informuojami specialiais sistemos siunčiamais pranešimais. Pranešimai automatiškai sugeneruojami ir tada, kai darbuotojai vėluoja susipažinti su jiems skirtais dokumentais.
Savitarna užtikrina dar greitesnį procesą
Šiuolaikinės sistemos turi savitarnos (angl. onboard) funkcionalumą, kuriuo naudodamasis įmonėje darbinamas asmuo gali įvesti asmeninę informaciją ir pateikti ją darbdaviui (pvz., asmens dokumentų informacija, banko sąskaitos numeris darbo užmokesčiui gauti, informacija apie vaikus, NPD taikymą ar kitas taikomas apmokestinimo lengvatas ir t.t.). Taip informacija vedama pirminio šaltinio, todėl dar labiau sumažėja klaidų tikimybė. Šie įvesti duomenys toliau naudojami darbo sutarčiai sudaryti, o vėliau – ir kituose personalo dokumentų ir informacijos valdymo procesuose.
Savitarnos funkcionalumas tapo ypač aktualus dirbant nuotoliniu būdu ir vengiant tiesioginio kontakto. Taip pat jis leidžia įmonėms užtikrinti BDAR reikalavimų vykdymą, kai neleidžiama kaupti perteklinės informacijos apie darbuotoją ir atitinkamai jo asmens dokumentus.
