Darbo užmokesčio apskaita – tai viena kertinių buhalterinės apskaitos sričių. Ir, deja, nors technologijos taip sparčiai tobulėja, šioje srityje vis tiek padaroma drastiškai daug klaidų.
Pastaraisiais metais JAV vidaus pajamų tarnybos (IRS) atliktame tyrime nustatyta, kad skaičiuodami darbo užmokestį klaidų padaro 33 % darbdavių. Tipinė įmonė per mėnesį atlieka vidutiniškai 15 korekcijų, o kiekviena iš jų vidutiniškai atneša 291 JAV dolerio dydžio nuostolių. O 1 000 darbuotojų turinčios įmonės tokioms klaidoms taisyti skiria net 29 darbo savaites![1]
Nors tokių statistinių duomenų Lietuvoje dar stinga, tikriausiai gautume panašius ar didesnius skaičius. Taigi, kokių klaidų apskaitant atlyginimus padaroma daugiausia, kaip jų išvengti, kokį vaidmenį čia atlieka technologijos ir dirbtinis intelektas? Galiausiai, mokestiniams metams tęsiantis, straipsnyje priminsime esminius darbo užmokesčio apskaitos pakeitimus 2025 m.
Didžiausi iššūkiai ir klaidos darbo užmokesčio apskaitoje
Taigi, kokios yra tos atlyginimų apskaitos klaidos?
- Neintegruojami analitikos įrankiai. Kitaip tariant, duomenys analizuojami rankiniu būdu, todėl padidėja tikimybė įvelti klaidų. Dažnai įmonių naudojamose sistemose nėra galimybės darbo užmokestį skaičiuoti pagal įmonės skyrius, konkrečius projektus ir t. t.
- Netinkamai suskaičiuotas atlyginimas. Darbuotojai nori matyti detalų darbo užmokesčio išrašą, antraip gali kilti nepasitikėjimas vadovybe. Labai dažnai klaidų tenka ieškoti rankiniu būdu, tam neišvengiamai reikia skirti nemažai laiko.
- Nepaskiriami priedai. Dar labai dažnai dėl priedų susitariama žodžiu, tačiau apie tokį susitarimą neinformuojami buhalteriai. Tad, sulaukus žinių iš darbuotojo, jiems atlyginimą su priedais reikia skaičiuoti iš naujo: tai vėlgi išbalansuoja visą apskaitos procesą.
Taigi, klaidas nulemia netinkami procesai arba sistemos.
Strategijos, padėsiančios išvengti tipinių klaidų darbo užmokesčio apskaitoje
Tad kokių strategijų galite imtis, norėdami išvengti tipinių klaidų?
-
Automatizuokite rankinį darbą
Kartais tiesiog negalime pasikliauti rankiniais skaičiavimais: čia suveikia žmogiškasis faktorius, tas klaidas ir nulemiantis. Taigi, ieškokite būdų įmonėje įdiegti naujus darbo užmokesčio skaičiavimo sprendimus: tai automatizuotas mokesčių skaičiavimas, mokėjimo grafikai ir ataskaitos. Visos šios priemonės padės sumažinti klaidų tikimybę ir taupys brangų Jūsų laiką.
-
Domėkitės naujovėmis, sekite informaciją
Darbo užmokesčio apskaitą reglamentuojantys teisės aktai dažnai kinta, taigi, stebėti pasikeitimus ir spėti juos laiku pritaikyti praktikoje gali būti sudėtinga. Tad prenumeruokite Valstybinės mokesčių inspekcijos ir kitų svarbių institucijų naujienas ar reguliariai apsilankykite apskaitos ir mokesčių naujienas skelbiančiuose tinklalapiuose (pavyzdžiui, „Mokesčių sufleris“).
Taip pat paprastesnė išeitis – ieškoti išorės paslaugų teikėjų, kurių viena iš pagrindinių veiklos sričių – profesionalios buhalterinės apskaitos paslaugos[2]. Kaip tik tuo užsiimantys „BPO House“ specialistai visas naujoves integruos į įmonės apskaitos sistemą, tad Jums sumažės rūpesčių.
-
Reguliariai atlikite auditą
Periodiškai peržvelgdami darbo užmokesčio įrašus, greitai pastebėsite ir užfiksuosite neatitikimus. Šie auditai padės greitai patikrinti, ar mokėjimai, klasifikacijos bei atskaitymai atitinka naujausius reglamentus.
-
Skirkite dėmesio darbuotojų mokymui, žinių atnaujinimui
Buhalteriams, kurie atsakingi už darbo užmokesčio apskaitą, neišvengiamai tenka nuolat atnaujinti žinias. Tik taip jie išvengia grubių klaidų. Taigi, ženkliai sumažinti klaidų tikimybę padės domėjimasis atitikties reikalavimais, naujausiais programinės įrangos įrankiais, dalyvavimas mokymuose, kursuose ir kt.
-
Daugiau skaidrumo ir lengvai pasiekiamos informacijos kiekvienam darbuotojui
Suteikite darbuotojams prieigą prie atlyginimų lapelių, mokesčių formų ir kitos aktualios informacijos. Ši, atrodytų, paprasta ir lengvai įgyvendinama priemonė suteikia darbuotojams svarbos informacijos ir įžvalgų apie gaunamas pajamas.
Kaip naujosios technologijos padeda tvarkyti darbo užmokesčio apskaitą?
Technologijos, ypač apskaitos programos ir dirbtinis intelektas (DI), ženkliai pagerino atlyginimų apskaitą ir administravimą. Paanalizuosime, kokios naudos galite tikėtis.
-
Apskaitos programos
Lietuvoje gausiausiai naudojamos apskaitos programos – „Rivilė“, „B1.lt“, „Stekas“, „Dineta“, „Globis“ ir kt. Tiesa, „BPO House“ naudojasi BSS IT sukurta sistema. Tai dokumentų valdymo sistema, turinti apskaitos, personalo valdymo, darbo užmokesčio bei kitus modulius. Apie tai buvo rašoma „Verslo žinių“ straipsnyje[3].
Taigi, tinkamai pasirinkta sistema automatizuoja daug rankinio darbo reikalaujančių procesų:
- Automatiškai skaičiuoja atlyginimus. Programos pagal darbo sutartis, išdirbtas valandas, priedus, mokesčius ir pan. automatiškai apskaičiuoja atlyginimus.
- Darbo laiko apskaita. Integracija su darbo laiko apskaitos sistemomis leidžia tiksliai fiksuoti išdirbtas valandas, viršvalandžius ar atostogas.
- Skaičiuoja mokesčius, padeda pateikti / pateikia deklaracijas. Automatiškai apskaičiuojami mokesčiai (VSD, PSD, GPM) ir sugeneruojamos deklaracijos (pvz., deklaracija GPM313 ar SAM pranešimas).
- Rengia ataskaitas ir dokumentus. Greitai generuoja algalapius, darbo užmokesčio žiniaraščius, metines ataskaitas.
-
Dirbtinis intelektas (DI)
2024 pab. duomenimis[4], tik 4 % darbdavių DI naudoja automatizuoti pasikartojančias darbo užmokesčio apskaitos užduotis. Atitinkamai mažiau nei 10 % darbdavių ketina inicijuoti pokyčius.
Tačiau gera žinia – jog vis dažniau, ypač didesnėse organizacijose, apskritai ryžtamasi išbandyti DI įrankius. Jų nauda:
- Padeda aptikti anomalijas, nuokrypius. Pavyzdžiui, DI gali pastebėti netikslumus skaičiuojant atlyginimus: neįprastai didelius priedus ar darbo laiko ir atlyginimo neatitikimus.
- Automatizuoja darbuotojų klausimus. DI pokalbių robotai atsako į dažniausius klausimus apie atlyginimus, atostogas, mokesčius ir kt.
- Pateikia prognozes, analizuoja duomenis. DI padeda prognozuoti darbo užmokesčio sąnaudas, optimizuoti biudžetą ar modeliuoja įvairius atlyginimų scenarijus.
- Automatizuoja ir dokumentų valdymą. DI gali automatiškai suformuoti darbo sutartis, algalapius ar kitus dokumentus, pritaikydamas duomenis pagal konkretų darbuotoją.
Kokią naudą verslui teikia naujosios technologijos?
- Visų pirma automatizavimas sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę.
- Antra, sutaupote laiko, optimizuojate verslo išlaidas – patiriate mažesnius administracinius kaštus.
- Ir, trečia, skaitmenizavę apskaitos procesus, gebėsite saugiau ir efektyviau valdyti konfidencialius duomenis.
Šaltinių duomenimis[5], vis daugiau įmonių darbo užmokesčio apskaitą yra linkusios perduoti įmonėms, kurios teikia apskaitos paslaugas. Šiuo metu 35 % įmonių darbo užmokesčio apskaitą iš dalies perduoda išorės teikėjams, o iki 2028 m. šis skaičius turėtų išaugti iki 41 %.
O jei ir Jūs norite sumažinti klaidų tikimybę, optimizuoti procesus ir sutaupyti, jei domina išties aukštos kokybės buhalterinės apskaitos paslaugos, „BPO House“ – patikimas Jūsų verslo partneris.
Svarbiausi darbo užmokesčio apskaitos pakeitimai 2025 m.
Ir, galiausiai, įmonės jau pusmetį galėjo stebėti, kaip pokyčiai paveikia verslą. Trumpai primename apie svarbiausias šiemet įsigaliojusias naujoves, turinčias įtakos mokesčių planavimui ir darbo užmokesčio politikai.
Minimali mėnesinė alga (MMA). MMA 2025 metais kilo 12 proc. iki 1 038 Eur neatskaičius mokesčių (atitinkamai 777 Eur į rankas). Daliai verslų, kuriuose darbuotojų branduolį sudaro nekvalifikuota darbo jėga, toks pokytis atitinkamai buvo susijęs su didesnėmis darbo užmokesčio sąnaudomis.
Minimalus valandinis įkainis (MVA). Atitinkamai iki 6,35 Eur išaugo ir MVA. Primename, kad 2024 metais darbuotojui turėjo būti mokamas ne mažesnis nei 5,65 Eur MVA.
Vidutinis darbo užmokestis (VDU). Šis rodiklis tiesiogiai darbdaviams nėra aktualus, tačiau svarbus skaičiuojant socialinio draudimo įmokų bazę. VDU 2025 metais kilo iki 2108,88 Eur.
Dienpinigiai komandiruočių metu. Jei darbuotojo atlyginimas siekia bent 1 713 Eur (arba valandinis įkainis didesnis nei 10,48 Eur), tuomet komandiruotėms skirti dienpinigiai neapmokestinami gyventojų pajamų mokesčiu. Šis pakeitimas aktualus įmonėms, kurios darbuotojus nuolat siunčia į kitas šalis.
O daugiau naujienų kaip visada sužinosite mūsų tinklaraštyje[6].
______________________________________________________________________
[1] https://www.rippling.com/blog/payroll-mistakes
[2] https://bpohouse.lt/buhalterines-apskaitos-paslaugos/
[3] https://www.vz.lt/2019/11/07/ar-siuolaikine-imone-gali-apsieiti-be-popieriniu-dokumentu
[4] https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/payroll-statistics
[6] https://bpohouse.lt/tinklarastis/
