Daugelis organizacijų tiek Lietuvoje, tiek ir kitose šalyse pastaraisiais metais sparčiai perėjo prie skaitmeninio turinio. Tam įtakos turėjo COVID-19 pandemija, paskatinusi nuotolinio darbo plėtrą, apribojusi fizinį kontaktą ir iš esmės transformavusi kasdienius procesus. Tad organizacijos buvo priverstos greitai prisitaikyti prie naujų sąlygų. Joms teko ieškoti būdų dokumentus apdoroti, sisteminti ir apsaugoti nuo neteisėto panaudojimo. Taigi, daug įmonių atsisakė popierinių dokumentų ir perėjo prie skaitmeninių.
Kitas svarbus šių pokyčių variklis – dirbtinis intelektas (DI). Jis iš esmės keičia buhalterinę apskaitą. Buhalterinės apskaitos paslaugos (nemažai mažųjų verslų neturi buhalterių, bet samdo įmones) irgi neatskiriamos nuo naujausių IT sprendimų.
Dokumentų skaitmenizavimas pasitelkiant DI turi visą galybę privalumų – nuo įmonių pečių nuima fizinių dokumentų organizavimo naštą, leidžia verslams veikti efektyviau, sutaupyti laiko, sumažina klaidų riziką bei uždega žalią šviesą skaitmeninei transformacijai.
Remiantis Duomenų valdymo ir analizės rinkos ataskaita[1], DI pagrįstų duomenų valdymo sistemų rinkos pajamos iki 2030 m. išaugs iki 513,3 mlrd. JAV dolerių. Taigi, DI įrankių ir naudotojų galimybės yra milžiniškos. Paklausa sparčiai auga, tačiau visas DI potencialas dar nėra išnaudotas.
Taigi, šiame straipsnyje trumpai aptariame, kaip DI padeda skaitmenizuoti dokumentus ir kokios realios naudos iš to gauna organizacijos.
Svarbiausi faktai apie dirbtinio intelekto dokumentų skaitmeninimą
DI technologija automatizuoja kognityvinius procesus, kuriuos anksčiau būtinai turėdavo prižiūrėti žmonės.
Kaip DI fizinius dokumentus konvertuoja į elektroninį formatą? Natūralią kalbą apdorojančios ir kitos DI technologijos analizuoja ir interpretuoja dokumentuose esančio turinio reikšmę, todėl jį lengviau apdoroti, nukreipti ir atkurti.
Mašininis mokymas moko DI „mąstyti“ – sukurtos sistemos prisitaiko prie duomenų („apsimoko“). Taigi, atsiranda vis naujų DI sprendimų, pritaikytų prie naujų dokumentų tipų ir formatų. O nuspėjamoji analitika analizuoja didžiulius duomenų kiekius, padėdama atskleisti tendencijas, galimybes ir neatitikimus.
DI veikia visą dokumentų skaitmenizavimo procesą, t. y.:
- Dokumentus klasifikuoja – pagal turinį suskirsto į tam tikras kategorijas;
- Padeda organizuoti darbą: DI įrankiai sistemingai nukreipia dokumentus patvirtinimui ir apdorojimui;
- Užfiksuoja duomenis, juos iš fizinių dokumentų konvertuoja į mašininį tekstą, kurį kompiuterinės programos gali lengvai nuskaityti, apdoroti ir interpretuoti;
- Padeda patobulinti dokumentus, kurti aukštos kokybės skaitmeninius vaizdus;
- Padeda paieškoje: DI įrankiai leidžia greitai ieškoti informacijos ir gauti konkrečius duomenis.
Taigi, kaip matyti, realios naudos verslui – išties nemažai.
Kaip dokumentai skaitmenizuojami praktikoje ir kaip pralenkia žmones?
Trumpai paanalizuosime, kaip dokumentai skaitmenizuojami.
- Informacijos nuskaitymas (angl. Capture)
Pirmasis žingsnis – dokumentas „perskaitomas“.
DI gali:
- atpažinti tekstą skenuotuose ar fotografuotuose dokumentuose;
- suprasti tiek spausdintą, tiek ranka rašytą informaciją;
- atskirti svarbiausius duomenis (pavyzdžiui, vardą ir pavardę, datą, sumas, adresus ir kt.).
Svarbiausia – sistema mokosi iš klaidų, todėl laikui bėgant tampa vis tikslesnė.
- Pagerinama vaizdo kokybė (angl. Enhancement)
Ne visi dokumentai būna idealios kokybės – kai kurie gali būti pasvirę, su dėmėmis, gali netikti kontrastas ir pan.
Taigi, DI automatiškai:
- vaizdą sulygina, ištiesina;
- pašalina nereikalingus elementus;
- pagerina bendrą dokumento kokybę.
Tai labai svarbu, nes kuo kokybiškesnis vaizdas, tuo tikslesni duomenys.
- Dokumentai surūšiuojami (angl. Classification)
Kai informacija nuskaityta, DI įrankiai gali atpažinti, koks tai dokumentas.
Naudodamas mašininio mokymosi ir giliojo mokymosi algoritmus, DI gali automatiškai suskirstyti dokumentus į kategorijas, pavyzdžiui:
- sąskaitos;
- užsakymai;
- paraiškos;
- laiškai ir kt.
Įdomu tai, kad DI gali mokytis ne tik iš šablonų, bet ir reaguoti į vartotojų atsiliepimus: kuo daugiau sistema su konkrečia informacija dirba, tuo geresnių rezultatų galima tikėtis.
- Duomenų patikrinimas (angl. Validation)
Tikrinant duomenis įprastai, sugaištama daug laiko, dažnai nepastebima klaidų.
DI gali:
- palyginti informaciją su esančia duomenų bazėse;
- patikrinti, ar informacija atitinka verslo taisykles;
- greitai aptikti neatitikimus.
- Automatinis paskirstymas (angl. Routing)
Toliau dokumentai turi pasiekti reikiamus žmones ar sistemas.
DI:
- automatiškai nukreipia dokumentus;
- paskirsto užduotis;
- užtikrina veiklos tęstinumą.
Taigi, sumažėjus rankinio darbo, procesai tampa gerokai spartesni.
- Greita paieška (angl. Retrieval)
Skaitmenizuotus dokumentus rasti – labai paprasta.
Naudojant natūralios kalbos apdorojimo ir kitas DI technologijas:
- galima ieškoti duomenų šnekamąja kalba;
- dokumentai aptinkami vos per kelias sekundes;
- darbuotojams nebereikia kapstytis po archyvus ir gaišti savo brangaus laiko.
DI dirba greitai ir efektyviai, o buhalterinė apskaita pakeliama į aukštesnį lygį.
DI dokumentų skaitmenizavimas: kokia reali nauda Jūsų verslui?
Taigi, keli svarbiausi dokumentų skaitmenizavimo pasitelkiant DI privalumai:
- Didesnis efektyvumas: DI gali automatizuoti iki 80 % užduočių, susijusių su dokumentų apdorojimu. Taigi, ženkliai sumažėja rankinio darbo.
- Greitesni procesai: DI veikia 24/7 ir gali apdoroti didelius kiekius duomenų: tai padeda išvengti vėlavimų ir dokumentams greičiau „vaikščioti“.
- Tikslesni duomenys: naudojant DI kartu su optinio simbolių atpažinimo technologija, tikslumas gali šoktelėti net iki 95 % (kai kurių šaltinių duomenimis – net iki 99 %). Be to, sistema nuolat mokosi ir tobulėja.
- Spartesnis organizacijų augimas: automatizavus procesus, darbuotojai daugiau laiko gali skirti analizei ir strategijai, augti nesamdant naujų darbuotojų.
- Daugiau saugumo: DI analizuoja duomenis ir gali aptikti įtartinus veiksmus ar neatitikimus, tad užkertamas kelias klaidoms ar sukčiavimui.
- Išmanesni sprendimai: DI pateikia prognozes, tad padeda priimti geresnius verslo sprendimus ir efektyviau planuoti.
Dokumentų skaitmenizavimas ir buhalterinė apskaita / buhalterinės paslaugos: kaip tai susiję?
Viena iš pagrindinių mūsų įmonės veiklų – buhalterinės paslaugos. Daugelis jas užsisakiusių klientų domisi, kaip kasdienius administracinius darbus atlikti dar efektyviau. Vienas iš variklių pastaruoju metu yra DI.
Nenaudojant DI įrankių apskaita gerokai sulėtėja, o rankinis darbas siejamas su didesne klaidų rizika. Dokumentų skaitmenizavimas – puiki galimybė paspartinti verslo procesus: buhalteris daugiau laiko galės skirti duomenų interpretavimui ir strateginių sprendimų priėmimui.
Taigi, nors DI buhalterio visiškai nepakeis, tačiau tikrai padeda atlikti rutininius ir ilgai trunkančius bei realios vertės negeneruojančius darbus.
Jei ir Jūs ieškote būdų, kaip auginti verslą pasitelkiant modernias verslo valdymo sistemas, DI įrankius ar tiesiog Jums aktualios apskaitos paslaugos, kviečiame pasitarti.
[1] https://iot-analytics.com/product/data-management-and-analytics-market-report-2024-2030/
