Verslas nuolat susiduria su dilemomis ir iššūkiais. Vieni ištinka netikėtai, antri – kartojasi periodiškai, o trečiųjų visai neįmanoma išvengti. Tarp pastarųjų patenka ir visiems gerai žinoma darbo užmokesčio apskaita. Kad ir koks svarbus bei būtinas yra šis buhalterinis procesas, daugybė įmonių vargsta bandydamos jį optimizuoti ir įvaldyti bei išleidžia gerokai daugiau lėšų ir laiko nei reikia. Tačiau net ne visos įmonės žino, kad jų DU apskaita yra neefektyvi ir netobula. Šiame straipsnyje norėtume atkreipti įmonių vadovų dėmesį į tai, kas yra sėkminga darbo užmokesčio apskaita įmonėje, kokie iššūkiai kyla juos vykdant ir kaip rasti efektyviausią apskaitos tvarkymo sprendimą?
Kodėl darbo užmokesčio apskaita kelia tiek daug iššūkių?
Turbūt pirmasis dalykas, dėl kurio sudėtinga vykdyti darbo užmokesčio apskaitą yra pats, apdoroti reikalingų duomenų kiekis. Nors kelių asmenų įmonėse tų duomenų nebūtinai yra daug, tačiau, jeigu darbuotojų keliasdešimt ar keli šimtai, tampa sudėtinga sisteminti dokumentus ir viską apskaičiuoti, net ir turint skaitmenizuotą, kompiuterinę sistemą. Ir skaičiavimui paprastai labai mažai laiko, nes įmonės stengiasi darbo užmokestį išmokėti dar paskutinėmis einamojo mėnesio dienomis, ar per kelias pirmas sekančio mėnesio dienas už praėjusį mėnesį.
Tiek suminė darbo užmokesčio apskaita, tiek nesuminė apskaita kelia nemažai iššūkių ir dėl to, kad reikia įvertinti galybę kintamųjų (dienpinigiai, darbas kelyje, honorarai, ligos išmokos, premijos, priedai ar baudos) ir formuoti ataskaitas, jas laiku pateikti valstybinėm institucijoms ir taip toliau. Visi šie procesai reikalauja ypatingo tikslumo ir yra be galo intensyvūs, administracine prasme. Tai reiškia, kad buhalteriai ir apskaitos specialistai įmonėse turi būti itin patyrę, nusimanantys ir kompetentingi, nes net vienas praleistas ar netinkamai įrašytas skaičius gali įmonei brangiai kainuoti. Tad dėl to, kad reikia apdoroti itin daug duomenų, yra labai daug kintamųjų bei skirtingų sąlygų, įtempti terminai ir taip pat dėl aukštų reikalavimų specialistams, sunku ne tik įgyvendinti, bet kai kada ir pasamdyti bei išlaikyti profesionalaus buhalterio darbo vietą.
Nuolat besikeičianti įstatymų ir teisės aktų bazė
Darbo užmokesčio apskaita ir apskaičiavimas galbūt ir atrodo, kaip savaime suprantamas procesas, tačiau iš tiesų, tiems, kurie domisi ir apie tai žino daugiau, aišku, kad DU apskaita yra viena labiausiai gluminančių buhalterijos dalių.
Pirmas dalykas, kuris trukdo bet kam tapti kompetentingais specialistais šioje srityje – dažnai besikeičiantys įstatymai. Kadangi Lietuva yra auganti ekonomika, nuolat besivejanti Vakarų Europos ir turtingesnes ES valstybes, augant atlyginimams ir keičiantis ekonomikai, keičiasi ir mokesčių politika. Galima pastebėti tendenciją, kad atėjus naujai valdžiai, visuomet, daugiau ar mažiau keičiama mokestinė politika darbo užmokesčio klausimu. Tiek Seimas, tiek LR Vyriausybė dažnai suinteresuotos kažką padaryti savaip ir pakeisti po truputį nusistovinčią tvarką, todėl apskaitos specialistams reikia nuolat savo žinias atnaujinti ir gilinti. Daug kam, kas šioje srityje dirba ilgiau, įsiminė tokie dalykai, kaip Naktinė mokesčių reforma. Problema yra ir tame, kad valdžia tikisi skubaus pakeitimų įgyvendinimo, todėl galima sakyti, kad reikia nuolat ruoštis organizuoti mokymus arba seminarus bei kelti apskaitos specialistų kvalifikacijas ir kompetencijas. Ne visiems taip daryti apsimoka.
Daug kur užsienyje, ypač likusioje Europos Sąjungoje, darbo užmokesčio teisinė bazė yra daug paprastesnė, stabilesnė ir lengviau perprantama. Šiuo aspektu Lietuva yra viena iš “lyderių” Europoje, kadangi tvarkingos apskaitos vedimas reikalauja įspūdingo žinių bagažo. Visa laimė, kad yra kompiuterinių programų, kurios gali palengvinti užduotį ir automatiškai atlikti tam tikrus skaičiavimus arba juos labai pagreitinti. Tačiau net ir su tokia pagalba, darbas yra daug sudėtingesnis, nei atrodo iš šalies.
Buhalteriams DU apskaita turi būti pagrindinė sritis
Deja, darbo užmokesčio apskaita negali būti užkrauta tik kaip “papildoma” pareigybė. Buhalteris(-ė), kuris(-i) rūpinasi šia sritimi, turi nuolat gilintis ir domėtis šia sritimi. Todėl paprasčiausiai beveik nebeliktų laiko kokybiškai atlikti kitas pareigas. Dėl to neįmanoma užkrauti šią atsakomybę kuriam nors darbuotojui iš pvz., personalo skyriaus ir tikėtis, kad darbo užmokesčio apskaita įmonėje bus tvarkinga. Sąskaitų vedimas, personalo dokumentų apskaita, sąskaitų išrašymas ir kitos kasdienės užduotys taip pat atima daug laiko, todėl vargu ar tikėtina, kad tas pats asmuo galės atlikti viską vienas pats.
Finansine prasme, beveik nėra scenarijaus, kur labiau apsimoka steigti etatą įmonės viduje šiam darbui atlikti, o ne samdyti specialistus iš išorės. Nebent jūsų kolektyvą sudaro per 600-800 darbuotojų.
Poreikis itin aukštai kvalifikacijai ir tokių specialistų trūkumas
Kaip jau išsiaiškinome, bet kas negali tvarkingai atlikti šių užduočių. Darbo užmokesčio apskaita ir apskaičiavimas yra tokia sritis, kur reikalinga tik pati aukščiausia kompetencija. Tačiau samdant darbuotojus susiduriama su dideliu neatitikimu tarp darbuotojų ir darbdavių lūkesčių. Dėl to, kad iš išorės atrodo, jog apskaita – paprastas ir labai aiškiai apibrėžtas, nesudėtingas darbas, nemaža dalis darbdavių tikisi pasisamdyti kompetentingą specialistą užimti etatui už nedidelį atlyginimą. Tačiau rinkoje trūksta tokių darbuotojų ir pastaruoju metu pastebimas labai smarkus jų darbo užmokesčio kilimas. Dėl itin didelio poreikio (steigiasi nauji verslai, jie auga, sudėtingėja DU apskaitos reikalavimai), žmogaus paieška kainuotų daug lėšų ir laiko. Vėl remiamės į tą faktą, kad apsimoka kreiptis į specializuotas įmones, kurios teikia buhalterines paslaugas, arba į specializuotas, kurios siūlo darbo užmokesčio skaičiavimą kaip atskirą paslaugą.
Per brangus išlaikymas, lyginant su gaunama nauda
Daug smulkių ir vidutinių verslų taip pat turi galvoti apie šios pozicijos teikiamą naudą jų veiklai. Jeigu palyginsime tai, kiek kainuoja aukšto lygio buhalterijos specialisto darbo vieta ir tai, kiek daug jo paslaugų reikia, tai dažnai net neapsimoka steigti pilno etato. Tokiu atveju būtų labai neefektyviai išnaudojama darbo vieta, nes faktiškai, šių paslaugų reikia mėnesio gale ar pradžioje (arba kitu metu, kada mokami atlyginimai). Kitu laiku DU apskaitos specialistas tiesiog gali mėtyti kamuoliuką į sieną arba dėlioti kortas per Solitaire, jam tiesiog nėra darbo… Tačiau, kadangi sritis labai specifinė ir reikalinga – be jos sunku tikėtis finansiškai sėkmingo verslo veikimo.
